はじめに
時間がない、時間が足りない。
時間をうまく使えていない、時間を浪費している。
時間を何に使うのか、何に使わないのか、時間をどう使うのか。
自分にとって大事なことを実行し、達成していくために、どう計画、準備し、実行していくのか。
時間管理は大きなテーマです。
７つの習慣の第三の習慣「重要事項を優先する」では、これまでの時間管理の研究を４つの世代に分けています。
- 第一世代: メモやチェックリスト
- 第二世代: カレンダーや予定を書き入れる手帳
- 第三世代: 優先順位を考慮した1日単位の計画表
- 第四世代: 第二領域の優先課題をスケジュールする週単位の計画表
４つの世代の時間管理の手法と、それをサポートするiPhoneアプリを合わせて紹介します。
時間管理の４つの世代とiPhoneアプリ
第一世代
第一世代は「メモ」や「チェックリスト」。
いわゆるToDoリストとして、やるべきこと、やりたいことを書いて忘れずに実行することを助けるものです。
タスクを実行したらチェックして、達成感を味わうことができます。
ただし、第一世代の時間管理には優先順位という概念はなく、タスクは必ずしも自分の人生の目的や価値観と整合したものではありません。
外からやってきた「やるべきこと」を着実にこなしていくというのが、第一世代のツールの目的です。
時間管理、タスク管理を始める際には、第１世代のツールからスタートするのがよいでしょう。
iPhoneアプリとしてはiPhoneの「メモApp」は、メモAppではチェックリストを作成してタスクを管理できます。
また、チェックリストの状態で、完了したタスクと未完了のタスクが分かります。
iPhone, iPad, Macに標準で入っているため、すぐに使えます。
iCloudで同期するため、どのデバイスからもタスクのメモを見ることができます。
他、Google Keepもマルチデバイスで使える優れたメモアプリで、チェックリストでやるべきことを管理できます。
第二世代
第二世代は、カレンダーや予定を管理できる手帳です。
将来の様々な予定、イベント、活動をスケジュールするものです。
前もって計画をして準備し、着実に予定をこなすことができるでしょう。
ただし、タスクには優先順位がつけられているわけではなく、自分の人生の目的や価値観と結びついたものではないかもしれません。
外からやってきた要望、依頼に応じて予定を入れて、時間をしっかり守り、計画的にスケジュールをこなすというのが第二世代のツールの目的になるでしょう。
第一世代のToDoリストに加えて、第二世代のカレンダーを使えば、時間管理の基礎ができます。
カレンダーアプリの定番はGoogleカレンダーです。
紙の手帳ももちろんよいのですが、デジタルカレンダーは、スケジュールの修正がしやすい、繰り返しの予定を投入できる、プライベートや仕事等予定を分かりやすく色分けできるなどの利点があります。
第三世代
第三世代は、第一世代、第二世代のツールに、「優先順位付け」、「価値観の明確化」、および「目標設定」の概念を加えたものです。
具体的な長期、中期、短期的な目標を設定し、その目標の達成に時間とエネルギーを集中させる手法です。
この世代の中心的なツールは「１日単位の計画表」。
Todoistは第三世代の時間管理のツールといえるでしょう。
プロジェクトの目標を明確にして、タスクに優先順位や実行日時を指定することができます。
タスクを実行する日時や優先順位付けができ、その日にやるべきタスクを「今日」というビューで一覧できます。
今日やるべきタスクが優先順位、時間順で表示されるため、その順番で実行することで大事なことを優先できます。
１日の時間を効率的に使い、生産性を上げることができるでしょう。
また、「たすくま」も優先度付けの概念はありませんが、１日単位の計画表として、朝から自分の生活、仕事も含めてタスクが時系列で並ぶ形になっています。
優先度の高いタスクを早い時間にスケジュールすることで重要事項を優先できます。
第四世代
第四世代は、物や時間に集中するというより、「大切な人間関係」や「生活の役割」、「大切な目的の達成」に焦点をあてていいます。
つまり、重要だが緊急でない第二領域の活動に集中することをサポートするのが第四世代のツールです。
自分のビジョンやミッション、役割と目標、優先順位と計画に沿った時間管理をしてくれるもの。
自分の健康、家族、仕事、自己啓発などの時間管理のバランスを生み出してくるもの。
「７つの習慣」では、第二領域の活動に集中するもっとも良い方法は、週単位で計画すること、と述べています。
大切なのは「スケジュール課題に優先順位をつけることではなく、優先課題をスケジュールに入れる」ことである。
そしてそれを行う最も良い方法は、週単位で計画することである。
７つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する
１週間を計画する４つのステップについて詳しくは以下の記事を御覧ください。
- 役割を定義する
- 目標設定
- スケジュール化
- 日々の対応
まとめ
７つの習慣の第三の習慣「重要事項を優先する」における、４つの世代の時間管理の手法と、それをサポートするiPhoneアプリを合わせて紹介しました。
- 第一世代: メモやチェックリスト
- 第二世代: カレンダーや予定を書き入れる手帳
- 第三世代: 優先順位を考慮した1日単位の計画表
- 第四世代: 第二領域の優先課題をスケジュールする週単位の計画表
時間管理を始める場合、最初は第一世代のメモ、第二世代のカレンダーからスタートして、徐々に高度な時間管理手法を取り入れていくのがよいでしょう。
こちらの時間管理の記事もご覧ください。
