はじめに
やることがたくさんあって、時間が足りない。
ダラダラとスマホを見てしまって時間を無駄にしてしまう。
毎日、同じようなパターンを繰り返していないでしょうか。
時間の使い方は習慣です。
良い習慣を身につければ、やりたいことができて、成果も上がり、有意義な時間を過ごすことができる。
悪い習慣のままでは、時間を浪費し続け、やりたいこともやるべきこともできず、自己肯定感が下がっていきます。
時間管理に役立つアプリとその活用法を紹介します。
- タイマーアプリで集中する
- カレンダーアプリで大切なことの時間を確保する
- タイムトラッキングアプリで時間を見える化
- タスク管理アプリで締め切りを守る
時間管理に役立つアプリ
タイマーアプリで集中する
ダラダラと作業しているといつまでも終わりません。
タイマーアプリを使うと、時間を区切って集中して作業できます。
特にポモドーロタイマーのFlat Tomato、Focus To-Doがおすすめです。
カレンダーアプリで大切なことの時間を確保する
時間術大全では、自分にとって最も優先度の高いこと、１日でこれを達成すれば満足できることを「ハイライト」として決めて、それを集中して最優先で実行することを提唱しています。
Googleカレンダー等カレンダーアプリで、大事なことの時間を確保する「タイムブロッキング」を実践しましょう。
ザ・コーチ3 時間泥棒と賢者の地図では、時間を黄金の金貨に例えて、それを自分の活動に配分するという考え方を示しています。
自分の価値観に沿って、未来のありたい姿の為に、自分の黄金の金貨を配分する。
ザ・コーチ3 時間泥棒と賢者の地図
きっと、この配分を計画することも、創造の瞬間なんだ。
想像して、優先順位を考えて、配分を計画して、それを実行する。
その繰り返しを通して僕にしか創り上げられない人生を生きていく。
運動や勉強、趣味、家族との時間など大事な活動をスケジュールし、あなたの理想の１週間をデザインしましょう。
タイムトラッキングアプリで時間を見える化
現状の時間の使い方を記録することで、理想と比べたり、改善点を分析することができます。
Toggl Trackは、iPhone, iPad, Mac, Apple Watch, Android, PCとあらゆるデバイスで使えるタイムトラッキングアプリで分析結果も見やすいです。
タスク管理アプリで締め切りを守る
タスク管理アプリを使うことで、締め切りや優先度があるタスクを漏れなく、忘れずに実行したり、限られた時間の中で、効率的にタスクを完了させることができます。
時間管理の課題と解決策
時間管理でよくある問題とその対策のアイデアを紹介します。
やることを詰め込みすぎてしまう
今日、たくさんのことをやりとげたいと思うと、朝から夜まで予定やタスクを詰め込んでしまいがちです。
１日のアウトプットの質と量を上げるための適切な予定とタスクの量を慎重に考えましょう。
締め切り間際にならないと手が動かない
自分で事前に締め切りを設定して宣言するなど、締め切り効果を活用して早めに取り掛かる習慣を身につけましょう。
ずるずると帰りが遅くなってしまう
退社時間や仕事を終える時間、決めていますか。
自分の「閉店時間」を決めていないと、ズルズルと遅くなってしまったり、いつまでもメールを見たりと長時間残業になりがちです。
特に在宅勤務は区切りがつきにくいため、時報アプリを活用するのもいいでしょう。
先延ばしをしてしまう
先送り、先伸ばしていること、どれくらいありますか？
先延ばししているものは、何度も何度も頭に出ては、エネルギーや自己肯定感を少しずつ奪っていきます。
Mel RobbinsのTHE 5 SECOND RULE、いわゆる5秒ルールは一つの助けになると思います。
うっかりやることを忘れてしまうことがある
絶対に忘れてはいけない持ち物、忘れるとまずい用事があった時、どうしますか？
手帳やスマホのカレンダーアプリに書いても、ばたばたしていると見逃す可能性があります。
Todoリストなどタスク管理やリマインダーアプリに入れても確実に見るとは限りません。
アプリの通知があるから大丈夫と思うかもしれませんが、通知に気づかない、あるいは誤って通知を消してしまうということもあり得ます。
dueは、そのアラームの通知のしつこさに定評のあるリマインダーアプリです。
まとめ
時間管理に役立つアプリとその活用法を紹介しました。
- タイマーアプリで集中する
- カレンダーアプリで大切なことの時間を確保する
- タイムトラッキングアプリで時間の使い方を見える化する
- タスク管理アプリで締め切りを守る
あなたのライフスタイル、仕事内容、価値観に合わせて、アプリを活用してみてください。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説しています。時間のコントロール、行動のコントロール、人生のコントロールの３つのパート、１０の自然の法則をチェックしてみてください。自分がコントロールできる唯一のもの、それは自分自身。そして、価値観と合わないタスクをいくらこなしても忙しくなるだけです。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
これまで、とにかく仕事を達成することだけを考えていて、ある意味、仕事にどれだけ時間をかけるのかに無頓着だったという方も多いのではないでしょうか。本書は、ダラダラ仕事や非効率なプロセスを排除する方法として、「退社時間を決めて自分を追い込む」「成果と効率は分けて考える」「シングルモードで集中する」など、すぐに始められる超実践的な「仕事の高密度化」テクニックやツールを紹介しています。
いつも時間に追われていて、思うとおりに物事が片付けられないという時間の欠乏を感じていないでしょうか。「人ははどんな欠乏でも経験すると、それに心を奪われる。心は自動的に、いやおうなく、満たされていないニーズのほうを向いてしまう。」空腹な人の場合、そのニーズは食べ物で多忙な人の場合、仕事やプロジェクト。欠乏は持っているものの少ないという不満に留まらず、心に居座り、問題の捉え方、対処の仕方、取り組み方などの考え方、行動を変えてしまうということです。