タスク管理の習慣。ToDoリストの３つの問題点。

はじめに

やるべきこと、やりたいことの管理として、ToDoリストを使っている方は多いでしょう。

紙の手帳にToDoリストを書いている人もいれば、タスク管理アプリを使っている人もいると思います。

では、ToDoリストでタスクを終わらせることができているでしょうか。

ToDoリストの３つの問題を紹介します。

これら３つの問題に対してGoogleカレンダーなどカレンダーでタスクを管理する方法のメリットも合わせて説明します。

ToDoリストでは、タスクの締め切り日時を書くことはあっても、いつタスクに着手するのかは決めません。

そのため、締め切りまではまだ時間があるタスクについては、タスクを先延ばししがちです。

目の前の締め切りが迫っているタスクのみをとにかく処理するという反応的な仕事の進め方です。

そのため、締め切りが重なっているタスクが多くなると一気に苦しくなります。

一方でカレンダーを使ってタスクを管理すると、必ずそのタスクをいつやるのかを決めることになります。

また、その時点でタスクにかかる時間を見積もり、必要な時間を確保します。

イベントがあったり、締め切りが重なっている日にはタスクを入れないようにするため、特定の日にタスクが山積みになるという事態を避けることができます。

ToDoリストには各タスクの優先度や締め切り日時を書くことができます。

しかし、優先度通りにタスクを実行できるかというと、そうは行きません。

優先度の高いタスクでも、難易度が高かったり、時間がかかるタスクの場合、心理的なハードルが上がります。

ToDoリストからどのタスクをやろうか選ぶ際に、まず簡単なタスクから早く片付けたいという感情が働き、慣れたタスク、すぐに終わるタスクを選んでしまうでしょう。

このような状況が続くと、簡単なタスクばかり処理され、重いタスクがずっと残ってしまいます。

一方、カレンダーを使うと、ToDoリストからどのタスクを選ぶかという思考の負担なく、その時間に設定されたタスクを実行するのみです。

どのタスクからやろうかという葛藤から離れることができます。

タスクは片付けても常に入ってくるものであり、ToDoリストが空になることはありません。

タスクを処理して完了させるペースよりも、タスクが入ってくるペースが速いとタスクがどんどん溜まっていきます。

このタスクがある程度多くなってリストが長くなると、これだけのタスクを処理できるのだろうか？、これだけやるのに一体どれだけの時間が必要なのか、とコントロール感を失い、圧倒されてしまいます。

一方、カレンダーの場合、タスクは予定として日時で分散して登録されるため、カレンダーの予定の密度があがることはあっても、タスクのリストが長く長くなることはありません。

ToDoリストの３つの問題を紹介し、代替策としてGoogleカレンダーでタスクを管理する方法のメリットを説明しました。

GoogleカレンダーでToDo管理をする２つの方法についてはこちらの記事をご覧ください。