メール術の３つの原則
メールに多くの時間がとられている、大量のメールをさばくのが大変と困っていないでしょうか？
１日にメールに費やしている時間をはかってみると結構多いのに驚きます。
メール術の基本ともいうべき、３つの原則はこちらだと考えています。
１．二度見しない。後回しにせず、一撃で片付ける。
２．ちょこちょこ見ない。ある程度まとめて処理する。
３．朝、メール処理から始めない
課題
これまで、メールの処理を効率化するために、スマホでチェックするにしてもPCであとでまとめて処理をしていました。
キーボードが使えて画面も大きく、メーラも使いやすいため、PCのほうがスピードがはやいです。
ただ、そのためにスマホとPCでメールを二度見するということが起きていました。
これは二度手間です。
以前よりもスマホやiPadも高機能化、高速化しています。
スマホ、iPadで仕事が片付いてしまえばスキマ時間で作業が片付きますし、PCを使うこともなくなるため、本当に身軽になれます。
モバイルでその場で片付ける環境づくり
そこで、スマホあるいはiPadをマスター、すなわちモバイルファーストで、メールを処理する環境を作ります。
PCはバックアップ的な扱いにしてメールをアーカイブするようにします。
PCのほうのメールは自動で振り分けさせるようにします。
モバイルでの具体的な操作としては、メールをスマホやiPadで見たらその場で
- 削除
- 返信
- あとで処理するためにToDoフォルダに移動
のいずれかを実行して片付けます。
以下の記事でPCとしてMacBookからiPad Proへの移行についての記事を書きましたが、デバイスも進化しています。
やり方を随時見直しながら、バージョンアップしていきます。
まとめ
スマホの小さい画面で作業するのは効率がよくないと思う方もいれば、スマホだけですべて仕事は完結するという方もいます。
またメールを即レスしてどんどん片付けたい人もいれば、１日に数回にしてまとめたい人もいます。
人によってスタイルは違いますし、最適解も異なります。
今の自分の作業内容にフィットする環境づくり、試行錯誤も含めて楽しんでやっていきます。
なお、メール術の３つの原則、これもまだまだ道半ば。
朝イチ、本当に大事な仕事で始める代わりに、たまったメールで始めたくなる日もあれば、集中力がないときはメールをまとめて見るのではなくちょこちょこ見てしまいます。
メール習慣も磨いていきたいと思います。
