メールの先延ばし問題
メールのインボックスにずっと返信や処理ができていないメール、残っていないでしょうか？
メールの形でメールボックスに残っているとなかなか処理しづらく、活用もされにくいと考えています。
メーラはメールを読んで返信するためのソフトウェアであり、タスク管理システムでもなければノートアプリでもありません。
以下の記事で紹介した、モバイルファーストでその場でメールを片付ける環境において、メールをスマホやiPadで見たらその場で以下のいずれかを実行して片付けると書きました。
- 削除
- 返信
- あとで処理するためにToDoフォルダに移動
読んで情報を頭に入れておしまいであれば削除、問い合わや伺いのメールに対してはその場で即、返信すればそれで完了です。
すぐに調べたりすれば済むようなタスクはタスク管理システムにいれるほどでもなく、どんどん実行して終わったらそのメールを削除や返信すればよいでしょう。
一方、あとで処理するためにToDoフォルダに移動、としたメールについては、その場で即処理できない、なんらか処理するタスクが発生しています。
何か調査・検討が必要であったり、情報として保存や整理が必要であったり、何らか調整が必要な事項や、考える時間が必要なタスクなどがそれにあたります。
ここで、やり方が分からなかったり、工程が多いタスク、時間がかかるタスクは先延ばしされる可能性があります。
タスクの種類によって適切に扱わないと、メールボックスに居続ける先延ばしが起こります。
メール先延ばしを防止する方法
そこでメール先延ばしを防止する方法です。
タスクの種類に応じて、以下の３つに分類し、処理します。
- 情報の保存や整理を必要とするタスク
- プロジェクトとして実行するタスク
- イベントなど日付に関わるタスク
情報の保存や整理を必要とするタスク
後で使う情報については、すぐにEvernoteやOneNoteなどのノートに書き込みます。
メールのままにしておくと参照が面倒です。
情報管理の理想は一元管理ですが、そこまでいかずともできるだけまとめておくのが便利です。
プロジェクトのノートに書いたり、プロジェクトのノートブックにその情報を入れます。
また、時間ができたときにあとでノートに整理しようと先延ばしすると、メールがずっと残ることになります。
後回しにせず、すぐに書き込むことでノートを見返す頻度も上がります。
ただし、情報の整理をやりすぎると時間がとられ、時間がいくらあっても足りなくなります。
参照したり、見返したり、その情報を使うことがほとんどなさそうなものについては、単純にメールを保存しておくかフォルダに整理するだけにとどめましょう。
検索機能を使えばあとで必要なときに引き出すことができます。
プロジェクトとして実行するタスク
プロジェクトとして実行するタスクは、タスク管理システムに入れるのがよいでしょう。
プロジェクトのタスクと別にメールでタスクを管理すると、管理場所が２つに分かれることになり、プロジェクト全体のタスクが見えづらくなります。
タスク間には依存関係などの関係性がある場合もあるため、やはりプロジェクトごとにまとめるのがよいです。
また、タスク管理システムであれば実行する日や締切を指定して日付順で並べ替えたり、優先度をつけることができます。
メールでタスクを管理する場合、日時の指定や優先度の機能は制約があります。
タスク管理システムについて、私はTodoistをずっと使っています。
たくさんのタスクがあっても、見やすく整理できます。
また、機能性もありつつ、シンプルさもキープしています。
イベントなど日付に関わるタスク
特定の日付や期間に関係し、その日にやればよいタスクについては、Googleカレンダーにそれをやる時間を指定して予定として登録します。
イベントに関するメールをその日がくるまでメールボックスに入れておくと邪魔です。
また、Gmailのスヌーズの機能も、指定の日時にリマインドさせるのに便利ですが、結局、その日に実行するために、カレンダーに情報を入れるため、二度手間です。
メールを見たタイミングで、カレンダーのある日時に入れるほうが効率的です。
まとめ
とにかくメールのインボックス（受信箱）は空にしておくのがいちばんすっきりします。
たまっていると頭の中から消えず残ってしまい、集中力の低下やストレスに繋がる可能性があります。
Todoist等タスク管理システムやEvernote等ノート、Googleカレンダー等に仕分けして、メールの先延ばしを撃退しましょう。
