はじめに
日々、忙しい中で、やりたいこと、やるべきことを達成していくにはタスク管理が必須です。
行き当たりばったりでやっていては、やりたいこととやるべきこと、いずれも中途半端になってしまい、うまくいきません。
タスクを集中してやり遂げる方法の一つである「タイムブロッキング」は、Googleカレンダー等の予定表にやることの時間をあらかじめ確保するもの。
その時間が来たら、決めたタスクに取り掛かることで計画的にタスクを実行していくことができます。
シンプルな手法ですが、実際にやろうとすると心理的な抵抗や不安を感じるのではないでしょうか。
タイムブロッキングを実践する際の４つの課題と対策を紹介します。
- タスクを実行する時間を決めたくない
- 見積もり時間が分からない
- プランニングする時間がもったいない
- 予定時間になってもやる気が出ない
タイムブロッキングの4つの課題
タスクを実行する時間を決めたくない
タスクを実行する時間を決めるのは自分です。
それにも関わらず、自由が失われる感覚を持ったり、明日の状況が分からない状態で予定を決めることを窮屈に感じるかもしれません。
一つの対策は、タイムブロッキングを「自分との約束」と考えることです。
会議や面会など他人との約束のために時間を確保するのには皆、慣れています。
同様にタスクについても「予定」や「約束」と考えましょう。
もう一つの対策は、予定はあくまで「今のところの予定」であると気楽に考えること。
「予定を変更する自由」をあなたは持っています。
プランニングする時間がもったいない
ひとつ一つのタスクを実行する時間を決めるなんて時間がもったないない。
それよりもタスクに早く取り掛かった方が速い。
そんな抵抗感があるのであれば、実際にプランニングに要する時間を測ってみましょう。
1日のプランニングの時間は、よほどタスクが多くても１０分もかからずに終わります。
タスクが少なければ５分もかかりません。
プランニングによってタスクが進むのであれば良い時間の投資ではないでしょうか。
毎日のプランニングが負担であれば、１週間に一回、まとめてやることもできます。
例えば、金曜日の午後に１週間の振り返りと共に次週のプランニングをするのもよいでしょう。
- タイムブロッキングした時間にそのタスクに取りかかれたか
- 見積もり時間内にタスクを完了できたのか
- どんなタスクが実行しづらいのか
このような振り返りでタイムブロッキングを改善していきましょう。
見積もり時間が分からない
タスクの見積もり時間を正確に見積もる必要はありません。
１５分かかるのか、３０分なのか、１時間以上かかるのか、概算がわかれば十分です。
大抵、作業時間の見積もりは過小になるため、見積もりの1.5倍の時間を確保しておくと良いでしょう。
20分と見積もったら30分、1時間と見積もったら1.5時間という具合でタイムブロッキングします。
予定より早く終われば気分もよくなります。
見積もり時間に終わらない場合は、次回の同様のタスクの見積もりに活かしましょう。
予定時間になってもやる気が出ない
タイムブロックしている時間が来た時、気分的にどうしても決めたタスクに取り掛かれないということもあります。
特に重たいタスクは気持ちが乗らず、先延ばししたくなります。
先延ばししがちなタスクには、気力が充実している朝の早い時間のタイムスロットを割り当てるのが良いでしょう。
夜に回すと意思力が残っておらず、大きなタスクに取り掛かるのは困難です。
まとめ
Googleカレンダーでタイムブロッキングを実践する際の４つの課題とその対策を紹介しました。
- タスクを実行する時間を決めたくない
- 見積もり時間が分からない
- プランニングする時間がもったいない
- 予定時間になってもやる気が出ない
やる時間が決まっていない迷子のタスクがいると、頭の片隅にそのタスクが居座ることになります。
タイムブロッキングに慣れると、全てのタスクの時間を決めておく方が楽だと実感します。
タスク管理アプリを活用したタイムブロッキングの方法についての記事もご覧ください。
気が散る本当の原因は、スマホやＳＮＳではない
集中は目標の達成を助け、注意散漫は人を目標から遠ざける。気が散る原因とよく挙げられるのがスマホ、ＳＮＳ、テレビ、タバコ、ゲーム、友人とのおしゃべり……。しかし、これらは表面的原因にすぎない。注意散漫を跳ね返すには、根本原因を見つけ、戦略的に対処しなければならない。本書が掲げる戦略テクニックを実行すれば、「集中力を保つ」というスーパーパワーを身につけられる。
なぜ今、集中が必要か。そして、なぜ集中だけでは足りないか。スマホの普及によって、１つのことに集中する力が落ち、１つのことを考える力が弱ってきた私たち。どうすれば能動的に働けるのか、あの頃の集中力を取り戻せるのか。１万人以上の豊富なデータと、新規事業の実践が生み出す、集中力のその先の結論。
最新の科学的エビデンスによって導かれた「1日中アタマが冴えわたる神ライフハック」.もしあなたに仕事の先延ばし癖があったとしても、
その原因は怠け者だからでも才能がないからでもありません。ただ人間の心のメカニズムを理解していないだけで、どんな人のなかにも「ヤバい集中力」は眠っているからです。
本当に必要なのは、ヒトの心のしくみを知り、その正確な運用法を学ぶことだけ。いったんこの知識が身につけば、どんなトラブルが起きても、あなたは集中力を高いレベルで維持し続けられるはずです。
タスクからタスクにスイッチする際の脳のエネルギーの非効率や学界で新常識になっている「マルチタスク」の非生産性、「シングルタスク」の大きな効果、「集中力」や「フロー」の発揮の仕方、脳の「疲弊」を防ぐ方法ほか、科学的に「効率」と「生産性」を最大化するメカニズムを詳細に提示する。
