はじめに
Evernote, Todoist, Googleドライブなど様々なツールはそれぞれ用途も強みも違うため、使い分けて活用することで生産性が上がります。
ただこれらを使ってプロジェクトやタスク、ファイルを管理する際、フォルダの構成や名前がバラバラになっていないでしょうか。
ツールごとに構造が異なると、それを解釈する負荷がかかり作業の邪魔になります。
複数のツールをシームレスに活用するため、デジタル情報の整理法PARAメソッドを使って、ツール間でデジタル情報の構造の一貫性を保つ方法を紹介します。
PARAメソッドは以下の４つのカテゴリで情報を整理する方法です。
- プロジェクト(project): 期限があり、特定のゴールに結びつく一連のタスクを含むもの
- エリア(area of responsibility): 長期にわたってメンテナンスすべき活動領域であり、ゴールや期限はなく続くもの
- リソース(resource): 現在進行中の関心あるトピックやテーマ
- アーカイブ(archive): 完了したプロジェクトやアクティブで亡くなったエリアやリソース
PARAメソッドの原則の一つは一貫性です。
プロジェクトのリストなどツールをまたがって同じにすべきと提唱しています。
PARAメソッドを使ってツール間で構造の一貫性を保つ3つのステップを紹介します。
- 4つのカテゴリを作成する
- 同じ名前でプロジェクト、エリア、リソースを作る
- 完了したアイテムは同時にアーカイブする
ツール間で構造の一貫性を保つ方法
4つのカテゴリを作成する
EvernoteでPARAメソッドを使って、情報を整理する方法を以下の記事で解説しました。
同様に、TodoistやGoogleドライブも、4つのカテゴリのフォルダを作成します。
Todoistはプロジェクトやタスクを階層的に管理する機能に優れています。
4つのカテゴリをプロジェクトとして作成し、4つのカテゴリの名前にすればOKです。
Googleドライブの場合は、4つのカテゴリをフォルダとして作成しましょう。
同じ名前でプロジェクト、エリア、リソースを作る
ツール間では全て同じ名前、順番で統一します。
例えば、Evernoteのノートブックのプロジェクトリストと、Todoistのプロジェクトのプロジェクトリスト、Googleドライブのフォルダのプロジェクトリストは全て同じ名前、順番で統一します。
こうすることで、適切なツールを一貫して活用できます。
複数のツールを使い分けしても混乱せずにシームレスに利用可能です。
ただし、あるツールでプロジェクト作った時、別のツールでも一緒にプロジェクトのフォルダを作るとなると面倒です。
例えばEvernoteでプロジェクトを作った後、タスクをTodoistに入れる必要がある時に、そのプロジェクトをTodoistに作るというように、必要になったところで同じ名前のプロジェクトを作成すれば良いでしょう。
完了したアイテムは同時にアーカイブする
PARAメソッドでは完了したプロジェクトや、アクティブでないエリア、必要なくなったリソースはアーカイブのフォルダに移動させます。
このアーカイブの操作は、ツールをまたがって一緒に同時にやるのが良いでしょう。
例えばEvernoteでプロジェクトをアーカイブに移動させたら、同じタイミングで、Googleドライブの当該プロジェクトのフォルダをアーカイブに移動させます。
こうすることで、情報を減らし、シンプルでクリーンな状態を維持することができ、生産性が上がります。
まとめ
PARAメソッドを使ってツール間で構造の一貫性を保つ3つのステップを紹介しました。
- 4つのカテゴリを作成する
- 同じ名前でプロジェクト、エリア、リソースを作る
- 完了したアイテムは同時にアーカイブする
様々なツールでバラバラの名前、構造で情報を管理しているのであれば、ぜひPARAメソッドで統一してみてください。
複数のツールを使い分けしても混乱せずに作業することができます。
