はじめに
Todoistは毎年、１年を振り返る年次レポートを送ってくれます。
「2020 年、あなたは 1808 件のタスクを完了しました。」とのこと。
タスク管理を振り返ることを習慣にしている方は多くはないでしょうが、1年に１回、このレポートのおかげで分析と改善ができます。
Todoistの年次レビューの３つのポイントを紹介します。
- タスク総数は減っているか？
- 優先順位の運用はどうか？
- 先延ばししているか？
年次レビューの３つのポイント
タスク総数は減っているか？
「2020 年、あなたは 1808 件のタスクを完了しました。」に対して、2019年は2383件、2018年は2061件、2017年は1521件。
昨年に比べて500件ほどタスク総数は減っています。
仕事や役割が変わったり、新しいプロジェクトにチャレンジしたりと毎年、状況が異なるため、単純な比較はできません。
ただ、やることを減らしたり、やめたり、他の人に任せるということができている効果は一部入っていると思います。
1日に４件のタスク、月間で34件のタスクという結果ですが、さらにタスクを減らして大事なことに集中したいです。
優先順位の運用はどうか？
Todoistのタスク管理において、優先度は基本的にはつけず、緊急でやらなければいけない重要タスクに優先度１の赤をつけています。
「7つの習慣」の時間管理のマトリックスでいうところの第一領域です。
第１領域は緊急かつ重要なこと：締切のある仕事、クレーム処理、せっぱ詰まった問題、病気や事故、危機や災害
第２領域は緊急でないが、重要なこと：人間関係づくり、健康維持、準備や計画、リーダーシップ、真のレクリエーション、勉強や自己啓発、品質の改善、エンパワーメント
第３領域は緊急であるが、重要でないこと：突然の来訪、多くの電話、多くの会議や報告書、無意味な冠婚葬祭、無意味な接待や付き合い、雑事
第４領域は緊急でなく、重要でないこと：暇つぶし、単なる遊び、だらだら電話、待ち時間、多くのテレビ、その他の意味のない活動
７つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する
つまり、赤の優先度１がつくということは急ぎでやらなければならないタスクであり、プレッシャーがかかる状態です。
この赤が少ないほど、自分のペースで仕事が回せているということでもあり、1%に抑えられているのは悪くない結果です。
先延ばししているか？
先延ばしタスクの数は表示されませんが、タスクの先延ばしをする曜日や時間帯をレポートしてくれます。
これまでは金曜日にタスクを先送りすることが多かったのですが、これは平日中にタスクが手につかなかったり、タスクが終わらなくて次の週に持ち越しているということ。
火曜日に延期しているということは週の早いタイミングでタスクをスケジューリングできているということ。
Todoistのタスクを日付を決めてタイムブロックするようにしている行動がここに現れています。
先延ばし撃退にはこちらの記事もご覧ください。
まとめ
Todoistの年次レビューの３つのポイントを紹介しました。
- タスク総数は減っているか？
- 優先順位の運用はどうか？
- 先延ばししているか？
タスク管理をマクロで振り返ると成長や改善のポイントに気づくことができます。
2021年、生産性を上げていきましょう。
