はじめに
あなたが１日にメール処理する時間は何時間くらいでしょうか。
「ビジネスチャット時短革命」によると、著者の会社が支援する2.8万人のビジネスパーソンに調査した結果、１日に受信するメールの数は38.5通とのこと。
また、社員１人が１年間に受信するメールの数は前年比で8.3%と受信数も増えています。
さらに社員５００人以上の企業２８社を調べると、メールの閲覧や送信等の処理に１日に平均2.8時間（うち1.8時間が社内用）とのことです。
本書ではメールからチャットに移行する「３つのメリット」をうたっています。
- タイピング時間が減る
- 誤送信防止
- メール量削減
それに加えて以下の２つのメリットもあるでしょう。
- 気軽にさっと送れる
- 履歴が見やすい
これらを合わせて、メールからチャットへ移行する５つのメリットを紹介します。
メールからチャットへ移行する５つのメリット
タイピング時間が減る
メールのようなお疲れさまですや、よろしくお願いしますなど丁寧でかしこまったことを書かずとも、いきなり要件から始められます。
また、要件に絞り飾りの文章も減ります。
さらに返信やフィードバックも、タイプする必要なく、「了解」、「ありがとう」、「いいね」などのスタンプで済むケースも多く、タイピングの総回数を減らすことができます。
タイピング時間を減らせば、時短だけでなく、疲労や肩こりも減らせることができるでしょう。
また、短文やスタンプを使えるため、スマートフォンからの入力も十分にでき、楽で速いです。
誤送信防止
「メールの宛先を入力する際に、社内の鈴木さんに送るつもりが間違えて取引先の鈴木さんのアドレスを入力してしまった・・・」といった事故が頻発しています。
Outlookなどのメールソフトは連絡先と連動しているので、「su」と入力すると連絡先にある複数のsuzukiさんを推奨してきます。
「ビジネスチャット時短革命」
メーラのアドレス帳からしっかり選べばよいのですが、アドレス推奨のような機能を使うと誤りが発生します。
チャットで特定のグループやチャネルを選んで送信すればそのようなことは起きず安心です。
メール量削減
メールは情報や人を探すのには不便。
本書によると、メールの作業中にファイルを探している時間が想像以上に長く、１週間に61分もあったとのこと。
多くの場合、添付ファイルを探していたということです。
また、「この情報を持っている人は誰か？」、「この資料を作った人と連絡をとりたい」というように、社内の人を探すために大企業では週に４３分が使われていたとのこと。
このとき、多くの社員がメールの中から探していたということです。
チャットであればファイルは特定のチャネルにあるでしょうし、関連するチャネルのメンバーに聞いてみればファイルや情報は見つかりやすくなるでしょう。
気軽にさっと送れる
チャットであれば堅苦しい文面を作る必要もなく、宛先のチャネルや人を選ぶだけでよいので気軽にメッセージを送ることができます。
メールの場合、構成が見やすいように編集、調整する手間があり億劫になるのですが、チャットは短文のやりとりが基本。
そのような手間がないため、PCでもスマートフォンでも思いついたときにさっと送ることができます。
履歴が見やすい
返信や転送などが何度もされたメールは見づらく、誰が何をいったのかも分かりにくいですし、議論の流れを把握するにも時間がかかります。
チャットであれば誰が何を言ったのかが明確です。
また、Slackのスレッドのように複数の議論項目を分けて整理されるため、議論の流れや内容を把握しやすいという利点があります。
そもそもチャネルに分かれているため、メールのようにフォルダ分けしたり、ラベルを付ける必要もなく、手間が減ります。
まとめ
メールからチャットに移行する５つのメリットを紹介しました。
- タイピング時間が減る
- 誤送信防止
- メール量削減
- 気軽にさっと送れる
- 履歴が見やすい
チャットを活用して、メールにかける時間を減らし、より大事なことに時間を使いましょう。
関連して、メールやチャットで受信しメッセージを見たときに、その場で返すか、あとで返すかで大きく面倒さが変わります。
その場で会話のように即レスポンスする習慣の記事も合わせてご覧ください。
