計画を立てないから余裕がない、振り返りをしないから時間がない。毎日振り返るPDCA日記の書き方。

はじめに

毎日、やることの計画立てていますか？

毎日、振り返りをしていますか？

目の前のことを片付けるので精一杯で、計画を立てる余裕も振り返りをする時間もない、という方も多いのではないでしょうか。

一方、こう考えることもできます。

計画を立てないから余裕がない
- 計画を立てて段取りを決めていないから、その場その場で次に何をやるべきかを考えなくてはならず余裕がない。
- 計画を立てて想定される問題や対策を考えていないから、その場で困った状況になり余裕がない。
振り返りをしないから時間がない
- 振り返りをして失敗から学んでいないから、同じような失敗をして時間を無駄にする。
- 振り返りをしてゴールやプロセスを改善しないから、時間が短縮されず相変わらず時間がない。

計画、振り返りを習慣化するためのPDCA日記の書き方を紹介します。

PDCA日記を書くのは、紙の手帳やノートもいいですし、DayOneなどの日記アプリやEvernoteやOneNote、NoteShelfのようなデジタルツールもいいでしょう。

これは、DayOneのテンプレート機能で作成したPDCA日記のテンプレートです。

1日の主要な予定やタスクをそれを実行する順番で、Planの下に箇条書きで書き出します。

書くタイミングは、前日の夜、あるいは当日の朝がいいでしょう。

そして予定やタスクをブレイクダウンして段取りを書きます。

例えば、○○打ち合わせという予定は、説明資料の用意、アジェンダの確認、想定QAの準備などの段取りにプレイクダウンできます。

段取りを考えることで、抜けているタスクに気づくことができますし、次のDoのステップで効率的にスムーズに実行できます。

またその目的として得たい成果や望ましい状態も書くと良いでしょう。

打ち合わせの予定の場合、得たい成果・状態は決めたい事項や、合意を得たい状態になります。

目的を明確にして、予定やタスクに臨みましょう。

Doの欄には、Planでブレイクダウンした段取りに沿って実行していった時の実行ログを書きます。

ログを残すことで、やったこと、やってないことが明確になり、後であるタスクはやったのかどうかを確認したいときなどに役立ちます。

さらに、実行の際の検討事項や判断などの思考のログも残しておくと、後でどう考えてそうしたのかを調べたい時にも便利です。

人はどんどん忘れていきますが、実行ログは事実を客観的に残してくれます。

一日が終わったときに、忙しかったけど今日は何も進まなかった、何も出来なかったと落ち込むことがないでしょうか。

実行ログには実際にいろいろとやったこと、頑張ったことの軌跡が残っているため、何もできていなかったと不必要に自分を責めることを防止できます。

振り返りは1日の終わりにやるといいでしょう。

思い描いた今日のプランと、現実の実行ログを比べて、問題点や課題を書いていきます。

失敗を後悔するよりも、次にどううまくやれば良いかという視点で考えましょう。

振り返りの欄には、感謝や学びも言語化して記録しましょう。

問題、課題に対する対策をタスクに落とし込み、明日以降に実行していきます。

振り返りで上がった全ての問題、課題に対して対策をそれぞれ書くのが理想ですが、すぐには対策が思いつかないものがあるかもしれません。

そのような課題については、一旦、保留で構いません。

できるところから改善していけば、着実に前に進みます。

計画、振り返りを習慣化するためのPDCA日記の書き方を紹介しました。

目の前のことを片付けるので精一杯で、計画を立てる余裕がない、振り返りをする時間がない、というのはやるべきことに振り回されて、自分が受け身の状態です。

どうも最近調子がよくない、というときは必ずと言っていいほど、計画や振り返りが疎かになっています。

自分が主導権をとってPDCAを回していきましょう。