はじめに
メール処理に多くの時間を使い、疲弊していないでしょうか。
メールをチェックするタイミング決めているでしょうか。
いくつかの生産性向上やタイムマネジメントの手法では、メールを頻繁にチェックするのではなく、メールをチェックするタイミングや回数を決めて制限することが推奨されています。
時間術大全でもストレスの低減と、処理の効率化の効果が示されています。
ブリティッシュコロンビア大学の 2 0 1 4年の研究によれば 、メ ールチェックを 1日 3回に制限された人は 、 （好きなだけチェックした人に比べて ）ストレスが大幅に少なかった 。
そして意外かもしれないが 、メ ールチェックの回数を減らした人は 、処理の効率が上がった 。チェックの回数を 1日 3回に限定したところ 、その週 、ふだんとほぼ同数のメ ールに返信したが 、所要時間は 2 0 ％少なかった 。
時間術大全 人生が本当に変わる「８７の時間ワザ」
これまでメールチェックするタイミングを9:30、14:00、17:00の１日に3回チェックするというルールで、実践してみましたが、なかなか習慣化することは難しいと実感しています。
メールチェックのタイミングを決めて制限するのが難しい３つの理由を紹介します。
- メールを早く返さないといけないという思い込み
- 多数のメールを処理できるか不安
- 優先順位を無視したメール作業への逃避
メールチェックを制限するのが難しい３つの理由
メールを早く返さないといけないという思い込み
メールは本来非同期のコミュニケーションツールであり、その人の都合のいいタイミングで読み、返すというツールです。
しかしスピードがどんどん求められ、今や会話のように、同期的なコミュニケーションとして使われがちです。
送ったらすぐに返事が来るという期待や、メールが来たらすぐに返信しなくてはならないという勝手なプレッシャーを感じていないでしょうか。
本来の同期的なコミュニケーションは電話や対面の会話。
急ぎの用事であれば電話や話しかけに来るもので、それを自分、そして周りの人とも考えや期待を合わせる必要がありそうです。
多数のメールを処理できるか不安
とにかくメールが次々に来るため、それを処理していかないと仕事が終わらないという不安感に駆られないでしょうか。
メールを頻繁にチェックし、すぐに片付けたくなります。
夜はやる気やエネルギーが落ちるため、後回しにすると処理できないのではないかという懸念もあります。
しかし、こまめに返すよりも、「メール処理」モードに集中して、一気にまとめて受信と返信に徹したほうが効率は上がります。
逆にメールモードと資料作成モード、会話モードをころころ切り替えるほうが脳への負荷が上がり、効率が下がります。
シングルタスクで集中するのがポイントです。
さらに、メール処理はその日の夜では終わらないかもしれませんが、処理できないものは次の日に持ち越す割り切りも必要です。
閉店時間を決めて、それを守りましょう。
時間制限があるからこそ、集中でき、生産性が上がります。
優先順位を無視したメール作業への逃避
大きな難しい、時間のかかる仕事を避けて後回しにし、軽くてすぐに終わるメールに手をつけてしまうということはないでしょうか。
メールを処理するとちょっとした達成感があり、それを味わうためにメール作業に逃げてしまう。
本来のやるべき仕事にフォーカスすべく、優先順位を考える必要があります。
７つの習慣の時間マトリックスにおける「緊急ではないが、重要なこと」の第２領域に時間を投資する方法についてはこちらをご覧ください。
まとめ
メールチェックのタイミングを決めて制限するのが難しい３つの理由を紹介しました。
- メールを早く返さないといけないという思い込み
- 多数のメールを処理できるか不安
- 優先順位を無視したメール作業への逃避
メールに対する考え方を変えて、メールは集中してまとめて処理しましょう。
メールチェックを１日３回に制限する３つの原則については、こちらの記事をご覧ください。
