はじめに
やりたいこと、たくさんありますか。
最近、ブログやアプリ開発のような個人プロジェクト、コーチング・コンサルティング活動も増え、やりたいことがあふれてきました。
タスク管理は長年のテーマで、多くのアプリ、タスク管理システム、ノート術を試してきました。
バレットジャーナル、アウトライナー、タスクシュート、Evernote、GTD、OmniFocus、Trello, Notion、タイムブロッキング、未だに探求中です。
新しい手法にトライし、取り入れつつも戻るところはタスク管理アプリ「Todoist」と「たすくま」。
本記事ではタスク管理アプリTodoistの３つの特長を紹介します。
- 一覧性：タスクの階層管理とビュー機能
- 操作性：タスクの入力、実行日の変更のしやすさ
- マルチデバイス対応: 同期の速さとサービス連携
Todoistの３つの特長
一覧性：タスクの階層管理とビュー機能
プロジェクトやタスクを階層的に管理できます。
アウトライナーのようにタスクの下にサブタスク、さらにその下にタスクを配置できます。
タスクの階層を浅く、あるいは深くしたり、順序を入れ替えるのも簡単ですし、階層を折り畳むことも可能です。
このような階層的な管理のおかげでプロジェクトやタスクが増えても見通しよく、全体を把握できる感覚があります。
つまり自分のプロジェクトやタスクのアウトラインが見えている感覚です。
アウトライナーのように、あるプロジェクトをいくつかの大タスクに分解し、さらに大タスクをいくつかの中タスクに分解し、中タスクを小タスクに分解するというアウトライナー的なタスクの整理も可能です。
アウトライナーについて詳しくはこちらの「アウトライナー実践入門」をご覧ください。
また、Todoistは、今日やるべきタスクを一覧表示する「今日」ビュー、次の１週間のタスクを表示する「近日予定」のビューを持っています。
今日やることは「今日」ビューに一覧されていますので、そこさえ見ておけば今日は大丈夫という安心感があります。
また、１週間の計画を立てる際にも「近日予定」ビューを見ればOK。
複数のプロジェクトが並行して走っていて、様々なタスクの締め切りがやってくる複雑な状況においても、締め切りをしっかり守り、計画的にタスクを処理することができます。
「カンバン」ビューを提供するボード機能も、タスクの進捗の一覧を分かりやすく見せてくれます。
操作性：タスクの入力、実行日の変更のしやすさ
iPhoneでもMacでもタスクを簡単に入力できます。
スケジュール（実行日）、インボックスやプロジェクトの指定、そしてラベルや優先度、コメントなど、タスクに必要な情報をクイックに入力することができます。
さらにApple Watchからでも音声で入力できます。
タスクの実行日の変更も簡単。
明日、今週の後半、今週末、来週をワンタップで選んだり、カレンダーから日付を選ぶこともできます。
あまりに簡単な操作のため、すぐに先送りできてしまうのが難点といえば難点です。
「近日予定」のビューを見ると今週のどの曜日がタスクが多い、あるいは少ないということが分かります。
空いている日にタスクをスケジュールすると良いでしょう。
マルチデバイス対応: 同期の速さとサービス連携
TodoistはiPhone, iPad, Apple Watch、Androidで使えます。
ブラウザ版も利用可能なため、Windows, Macでも快適に使えます。
同期も速く、複数のデバイスを使い分けてタスクを登録したり、編集してもしっかり動いてくれます。
さらに各種サービスとの連携も豊富です。
GmailからTodoistタスクを作ることも簡単です。
Googleカレンダーとも同期することもできます。
まとめ
やりたいことが多すぎる人向けのタスク管理アプリTodoistの３つの特長を紹介しました。
- 一覧性：タスクの階層管理とビュー機能
- 操作性：タスクの入力、実行日の変更のしやすさ
- マルチデバイス対応: 同期の速さとサービス連携
Todoistを活用して、やりたいことを上手に管理して実現させましょう。
Todoistのまとめ記事はこちらをご覧ください。
タスク管理については以下の参考書もご覧ください。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説しています。時間のコントロール、行動のコントロール、人生のコントロールの３つのパート、１０の自然の法則をチェックしてみてください。自分がコントロールできる唯一のもの、それは自分自身。そして、価値観と合わないタスクをいくらこなしても忙しくなるだけです。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
これまで、とにかく仕事を達成することだけを考えていて、ある意味、仕事にどれだけ時間をかけるのかに無頓着だったという方も多いのではないでしょうか。本書は、ダラダラ仕事や非効率なプロセスを排除する方法として、「退社時間を決めて自分を追い込む」「成果と効率は分けて考える」「シングルモードで集中する」など、すぐに始められる超実践的な「仕事の高密度化」テクニックやツールを紹介しています。
いつも時間に追われていて、思うとおりに物事が片付けられないという時間の欠乏を感じていないでしょうか。「人ははどんな欠乏でも経験すると、それに心を奪われる。心は自動的に、いやおうなく、満たされていないニーズのほうを向いてしまう。」空腹な人の場合、そのニーズは食べ物で多忙な人の場合、仕事やプロジェクト。欠乏は持っているものの少ないという不満に留まらず、心に居座り、問題の捉え方、対処の仕方、取り組み方などの考え方、行動を変えてしまうということです。
