「カンバン」でタスク管理。Todoistのボード/リスト表示の使い分けの３つのポイント

はじめに

タスク管理アプリTodoistの「ボード機能」はいわゆる「カンバン」ビューを提供するもの。

タスクの進捗状態としては、大まかには未着手、実行中、完了の状態があります。

ボード機能は、あるプロジェクトの中の各タスクについて進捗状態を一覧で見える化してくれます。

まだ何が残っているのか、今、何を実行しているのかがパッと分かります。

Todoistは従来のリスト表示と、このボード表示をいつでも切り替えることができます。

Todoistの「カンバン」ボード表示とリスト表示の使い分けのガイドとして、ボード機能を利用する３つのポイントを紹介します。

タスクのリスト表示においては、タスクの予定日で「今日」や「明日」、あるいは特定の日付が表示されますが、それが未着手なのか、実行中なのかの状態は分かりません。

タスク管理においての最大の問題は先延ばしです。

先延ばしを防止するには、まず少しでも手をつけること。

少しでも手をつけて進められればそこから動いていけますが、最初に手をつけるまでのハードルが高いことが課題。

そのため、未着手(ToDoの状態)のものをまず実行中(OnGoingの状態）に持っていくことが大切です。

特に優先度が高いタスクが未着手の状態には注意。

ボード表示によって未着手のタスクを見える化し、少しでも取り掛かることにフォーカスしましょう。

タスクにおいては、相手の作業や返信を待っている状態はよくあります。

自分がボールを持っている状態は何かのアクションが必要であるのに対して、相手の返信を待っている状態は、返信を期待する期日まではアクションは必要ありません。

これを区別しないと、自分がやるべきタスクと待ちのタスクは混在して、見かけ上、自分が今やるべきタスクが多く見えます。

実行中のタスク（OnGoing)と待ちのタスク(Waiting)を分けることで、今待ち状態のタスク４は忘れて、今自分がやるべきタスクはタスク２、３に集中することができます。

Todoistは通常、タスクを完了させると、リスト表示からは消えます。

メニューから「完了したタスクを表示」で表示することもできますが、あまり見やすくはありません。

一方、ボードのビューにおいても同様にタスクを完了させるとリスト表示からは消えますが、Doneのセクションに移動することで完了とすれば、タスクは表示し続けることができます。

完了したと思っていたタスクで追加作業や手戻りがあったとしても、すぐにDoneからOnGoingの状態に戻して取り掛かることができます。