はじめに
タスク管理ツールを使ってタスクを整理しているだけで仕事をしている気になっていないでしょうか？
ツールには、優先度を設定したり、ラベルやタグをつけられたり、期日をつけられたりと様々なタスクを整理するための機能があります。
Todoistをタスク管理に使っていますが、本当に高機能で便利です。
ただ、これら機能を活用することで、より効率的にタスクが片付くのではないかと思い、タスクの整理やメンテナンスに時間をかけてしまっていないでしょうか。
重要なのは、タスク管理システムに、タスクを登録したり、優先度をつけたり、期日を設定したりしてもそのタスク自身は１ミリも進捗していないということです。
タスク自体の作業に取り掛からない限り、そのタスクは全く進みません。
タスクを爆速で進めていく上での３つのガイドを紹介したいと思います。
爆速タスク管理の３つのガイド
やるべきタスクを絞り込み
タスク管理ツールの中には、できたらいいな、いつかやりたいというタスクは絶対に入れてはいけません。
これらは爆速でタスクを進めていく上で邪魔なノイズになります。
できたらいい、いつかやりたいというタスクは、メインのタスク管理ツールとは別で管理するようにしましょう。
例えば、Evernoteに「いつかやりたいこと」などのノートを作っておくのも良いでしょう。
また、自分がやるべきでない、やる必要のないタスクも入れるべきではなく、任せられるものは適切な人に任せましょう。
タスク管理ツールの中には自分がやるべきタスクだけが入っている状態を目指してメンテナンスします。
優先度付けは不要、即実行
タスク管理ツールの中は全てやるべきものです。
締め切りが近いものからとにかく実行していきましょう。
細かな優先度付けは不要です。
それらは順番はどうであれ、全て完了させなければならないタスクです。
そこに優先度はなく、あるとすれば締め切り時間だけです。
優先度を考えている時間があるのであれば実行して片付けてしまいましょう。
今日締め切りのタスクがあればそれをどんどん実行。
それらが全て終わったら明日の締め切りのもの、というように徐々に先の締め切りのものを実行していきましょう。
タスクの実行日時スケジュールも不要、即実行
あるタスクをどの日時にやるのかカレンダーの空き時間状況を見て、タスクをやる日時をスケジュールするのは結構な時間と意志力がかかります。
また、タスクの実行日時を決めると、その日に終わらなかった場合にまた次の日などに先送りするという操作も発生して手間です。
タスクの締め切り日時の管理だけにシンプル化して、タスクを進めましょう。
あるタスクは締め切り日までのどこかにはやらなければならないものですが、その実行タイミングはどこでもOKです。
考えるタスクは朝の方が良い、あまり頭を使わないタスクは午後の疲れた時間でもできるなど、タスクの種別とそれに合った時間帯はあります。
そのため、ざっくり午前中と午後くらいの粒度でどの時間帯に実行するかは考えても良いいでしょう。
ただし、いつの何時にやるというところまで決める必要はありません。
締め切りのみをしっかり管理して、そこまでに確実に終わらせることに集中するのが良いと思います。
まとめ
爆速でタスクを実行していくための３つのガイドとして、1)やるべきタスクを絞り込む、2)タスクの優先度付けは不要、3)タスクの実行日時スケジュールも不要で即実行、について紹介しました。
タスク管理ツールを使ってタスクを整理しているだけで仕事をしている気になっていないでしょうか？
タスクの優先度をつけて並べ替えしたり、日付を決めて、とやっていると結構な時間を取られます。
それよりもタスク自体を片付けていき、コントロールしていきましょう。
タスク管理ツールの目的はタスクをきれいに整理することではなく、実行してそれを終わらせること。
タスク管理の機能に溺れずに、タスクをこなしていき、本来やりたいことに時間を作りましょう。
やりたいこと、やるべきことにあふれていないでしょうか？どちらも大事ですが、時間やエネルギーなど自分の持っているリソースは有限。頑張ればなんとか・・なりません。根本的な解決のためには、やりたいこと、やるべきことを絞り込む、「選択と集中の習慣」が必要です。本書の一番の原則は、人生や仕事の質を高めるためにできことには、本質的には４つの方法しかないということ。
(1)重要なことを増やす、(2)重要でないことを減らす、(3)新しいことを始める、(4)あることを完全にやめる。
あなたの「成果の８０％を生み出す上位２０％の仕事」とはなんでしょうか？
商談、プレゼン、会議。仕事において、重要な場面だけ本気で頑張ればいいと、日頃の仕事を疎かにしていないでしょうか。
本書では、エッセンシャル思考の人は重要なことをやり遂げるために、日頃の正しい習慣、ルーティンを形成するとしています。
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最高の成果を上げるために必死で働き、脳と体を酷使する。疲れていなければ頑張りが足りないのだと思って、いつも限界まで自分を追い込む。
ところが、努力の結果は、思うようには返ってこない。頑張れば頑張るほど、前に進むのが難しくなる。2倍働いているのに、気づけば半分しか進んでいない。
本当は、何もかもがそんなに大変である必要はない。頑張ってもうまくいかないなら、別の道を探したほうがいいのである。
