はじめに
締め切り間際に一気に仕事や作業が進むことないでしょうか？
あれほど進みが遅く、ずるずると先延ばししていたものが、締め切りが近づいて余裕がなくなると一気に進む。
12/7の習慣化アプリセミナーに向けて、素材はそろっているもののなかなか構成案が固まらず、進捗がほぼないまま日々が過ぎていました。
それが締め切りが近づいた途端、これだという構成案が見えてきて、高い集中力でスライドやワークシートも一気に作成できました。
締め切り間際にならないと手が動かない３つの理由
なぜ締め切りが近づくと一気に作業が進むのでしょうか？
理由は3つあります。
第一には、迷っている時間の余裕はなくなるため、後で修正する可能性を残しつつも、仮決めして、とにかくアウトプットの形を作ろうと動くこと。
第二には、だらだらやっていると間に合わなくなることがもう見えているため、集中するのが必須になること。
第三には、細かな装飾や表現にはこだわらずに、とにかく合格点の質のスライドを作成することにフォーカスできること。
つまり過剰品質や自分の自己満足を基準とした品質を求めるのではなく、今回の目的に求められる最適品質を求めるということです。
このように迷っている事項について仮決めをしたり、作業に集中したり、最適品質を志向することは締め切り間際でなく、普段からできるようにならないでしょうか？
タスクを締め切り間際にもってくればできるものの、余裕がなく、何か想定どおりにいかない事態が合った場合に間に合わなくなるリスクがあります。
２つの締め切り効果の活用方法
締め切り効果を活用する方法として、前倒しの締め切りを約束すること、締め切りまでに各工程をタイムブロックして見える化することの２つを紹介します。
前倒しの締め切りを他者と約束する
第一の方法は、関係者に、タスクの本当の締め切りよりも前倒しした締切りに提出することを宣言、約束するもの。
より短い期限で約束すると、それが新しい締切になります。
タスク管理アプリにおいて、タスクの締め切り日時をその新しい締め切りに更新してしまうと元の本来の締め切りが分からなくなってしまいます。
タスクの元の締め切り日もコメントや件名などに情報を残しておくと良いでしょう。
自分が宣言した締切を破ると信頼に傷をつけるリスクがあるため、締め切りへの真剣度が上がります。
これは自分の中だけで前倒しの締め切りを設定しても、自分との約束は、なかなか守ることはできないでしょう。
締め切りまでに各工程をタイムブロックして見える化
もう一つは、実際には残り時間が少ないことを正しく認識することです。
あと一週間先締め切りだったとしても、それまでの時間が全て使えるわけではありません。
実際には毎日様々なタスクがあり、その日に空いてる時間は限られています。
これをどう見える化するか。
その有効な方法は、タイムブロッキング です。
今回のセミナーのスライドを作成するというタスクに一体どれだけの自分の時間を割り当てられるか、締め切りまでにカレンダーに入れてみます。
スライド完成までの工程を、アウトライン作成、素材用意・調査、各章の作成、流れの確認と修正、印刷・配布とブレイクダウンします。
その各工程の時間を見積り、カレンダーにその時間を確保します。
そこまでに色々と予定が入っている場合は、実際に使える時間がほとんどなく今日、ある工程まで進めないと間に合わなくなることが分かります。
締め切りが先で、まだ時間に余裕があったとしても、カレンダーにその工程のタスクが予定されていて、そこまで終わらないと後にしわ寄せが来ることが分かります。
このブレイクダウンされた各工程の締め切りによる締め切り効果を活用するということです。
ぼんやりとしたスライドを作成するというタスクでなく、はっきりとした各工程のタスクに直面することで、残り時間を意識することができます。
まとめ
締め切り間際になぜ作業が一気に進むのかの３つの理由について述べました。
残り時間が少なくなっていることをはっきりと認識することで、迷っている事項について仮決めをしたり、作業に集中したり、最適品質を志向することがその理由。
この締め切り効果をギリギリになってから活用するのではなく、普段から活用する方法として、
- 前倒しの締め切りを他者と約束すること
- 締め切りまでに各工程をタイムブロックして見える化すること
の２つを紹介しました。
年末は特に締め切りタスクが増える時期です。
締め切り効果を上手に活用しましょう。
ただっし、締め切り効果によって、集中してなんとか間に合わせると達成感や高揚感が得られますが、これは注意が必要です。
この締切効果の興奮状態がないと動けないということになりかねません。
ギリギリでなく前倒しでやっていく習慣を身につけましょう。
