はじめに
ノートに書く内容はフロー情報とストック情報に分けられます。
フロー情報は一時的、流動的で、参照することが短期間の情報。
打ち合わせのメモ、作業中に書くメモ、ニュースなどがその例です。
ストック情報は蓄積して、ある程度の期間に利用可能な情報。
資料のまとめ、読書メモ、セミナーの学びノートなどがその例です。
デジタルノートは、編集・修正できる、大量の情報を収容できる、読みやすい、検索できるなど多くの利点があります。
そのため、ストック情報はデジタルノートに保存するのがよいと考えられますが、実は紙のシステム手帳やバインダーで管理するのがよいと考えています。
ストック情報をシステム手帳で管理する３つの理由を解説します。
- 一覧性が高く参照、見返しに便利
- クイックに所望のページにアクセスできる
- ノートに追記して耕しやすい
ストック情報をシステム手帳で管理する３つの理由
一覧性が高く参照、見返しに便利
デジタルノートよりも、紙のシステム手帳の方が一覧性に勝ります。
紙のノートは全体を見ることができ、どこに何が書いてあるのかの把握も用意です。
今はB5のシステム手帳を使っていますが、見開きだと多くの情報量です。
あるプロジェクトが複数ページにまたがっていたとしても、さっとめくって見返すことができます。
デジタルノートの場合、11インチ、13インチなどの画面サイズに制約されます。
また、１ページに収まっていない部分はスクロールやズーム、ページ送りの操作が必要になり、煩雑です。
クイックに所望のページにアクセスできる
システム手帳は、おおよその場所を覚えていれば、パラパラとめくって即座に所望のページを開くことができます。
付箋等でインデックスをつけておけばさらに速くアクセスできるようになります。
システム手帳ではルーズリーフのページを入れ替えて、よく見るものを先頭に持ってきたり、類似のページをそばに配置するなどの整理もできます。
物理的な実体を持つ、システム手帳ならではのアクセスのしやすさが利点です。
一方、 デジタルノートの場合、
- デバイスのロックを解除
- ノートアプリを開く
- 参照したいページに移動する
というステップが必要です。
ノートのブックマークを活用したり、整理することもできますが、紙の方が直感的にアクセスすることができます。
ノートに追記して耕しやすい
ストック情報として、ノートにアイデアや情報を追記していく時、紙のノートは自由度が高いため、あるキーワードを線で結んだり、図を書いたり、色を付けたり、耕すことができます。
マルマン ルーズリーフはクリアな色合いで紙質の書き味もよく、丈夫なため、どんどん追記することができます。
一方、デジタルノートはノートのスペースの制約がほぼないため、自由にたくさんの情報を追加することが可能ですが、その反面、書き過ぎてしまうという課題があります。
紙のノートは紙面に制約があるため、情報は自然とコンパクトにまとまるでしょう。
まとめ
ストック情報をシステム手帳で管理する3つの理由を解説しました。
- 一覧性が高く参照、見返しに便利
- クイックに所望のページにアクセスできる
- ノートに追記して耕しやすい
なお、システム手帳に入れておくストック情報は適宜見直してメンテナンスしましょう。
システム手帳に入れられるルーズリーフのページ数には限りがあります。
ページ数を増やすと重くなりますし、所望のページを探すのも大変になります。
しばらく参照しないページは封筒などに移し替えてアーカイブするか、ScannableやOffice Lensでページをスキャンしてデジタルに保管しましょう。
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