Googleドライブの大量のデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法

はじめに

Googleドライブに様々なファイルやドキュメント、スプレッドシート、スライドを入れて活用している方は多いでしょう。

フォルダはどのように管理しているでしょうか。

FORTE LABSが提唱しているデジタル情報の整理法PARAは、project(プロジェクト)、areas(エリア)、resources(リソース)、archives(アーカイブ)の４つのカテゴリで整理するメソッドです。

Google Driveの大量のデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法を紹介します。

PARAメソッドの４つのカテゴリに対して、４つのスタックを作ります。

1.Projectsというように番号をつけると意図した順番にスタックが並びます。

PARAセットアップガイドでは以下の５ステップを推奨しています。

この作業をすると、ごちゃごちゃしていたフォルダの構成が本当にスッキリします。

この段階で、Googleドライブの「バックアップと同期」アプリをMacやPCにインストールして、ローカルと同期するように設定すると便利です。

ローカルフォルダに、1Projects、2Areas、3Resources、4Archivesの４つのフォルダが現れ、アクセスが簡単になります。

新しくやることが出てきたら、”Projects”スタック内にプロジェクト名を付けたノートブックを作成します。

プロジェクトは期限があって明確なゴールに結びつく一連のタスクを含むものです。

そのため、プロジェクト名には、例えば”202106セミナー”のように、年月を入れると良いでしょう。

ここで年月を名前に入れるとしっくりこないものは、期限やゴールがない、エリアやリソースのカテゴリが適切かもしれません。

アクションが伴うものはエリア、資料やコンテンツなどはリソースです。

エリアの場合は、”2Areas”フォルダ内にサブフォルダを作りましょう。

リソースの場合は”3Resources”フォルダ内にサブフォルダを作ります。

例えば、Webで調べた情報や資料やスライドなどはリソースです。

Google DriveのフォルダをPARAメソッドで管理する方法を紹介しました。

デジタル情報の整理法PARAメソッドを使うと、Evernote, Todoist, Googleドライブなど、複数のツール間でデジタル情報の構造の一貫性を保つことができ、シームレスに活用することができます。