Googleドライブの大量のデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法

はじめに

Googleドライブに様々なファイルやドキュメント、スプレッドシート、スライドを入れて活用している方は多いでしょう。

フォルダはどのように管理しているでしょうか。

FORTE LABSが提唱しているデジタル情報の整理法PARAは、project(プロジェクト)、areas(エリア)、resources(リソース)、archives(アーカイブ)の4つのカテゴリで整理するメソッドです

https://ko-do.design/2021/01/24/para-method/

Google Driveの大量のデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法を紹介します。

  1. 4つのカテゴリに対するフォルダを作る
  2. 使っていないフォルダ、ファイルをアーカイブへ
  3. 新しいプロジェクト、エリア、リソースのファイルを作る

Googleドライブのデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法

4つのカテゴリに対するフォルダを作る

PARAメソッドの4つのカテゴリに対して、4つのスタックを作ります。

  • 1Projects
  • 2Areas
  • 3Resources
  • 4Archives

1.Projectsというように番号をつけると意図した順番にスタックが並びます。

使っていないフォルダ、ファイルをアーカイブへ

PARAセットアップガイドでは以下の5ステップを推奨しています。

  1. 新たに”Archive[今日の日付]”フォルダを作成し、既存ファイルを全て移動させる
  2. 現在のプロジェクトのフォルダを作る
  3. 新たに”Projects”フォルダを作り、そこに全てのプロジェクトのフォルダを移動させる
  4. 新たに”Archives”フォルダを作成し、既存フォルダを移動させる
  5. 必要な時だけ新しいフォルダを作る

この作業をすると、ごちゃごちゃしていたフォルダの構成が本当にスッキリします。

この段階で、Googleドライブの「バックアップと同期」アプリをMacやPCにインストールして、ローカルと同期するように設定すると便利です。

ローカルフォルダに、1Projects、2Areas、3Resources、4Archivesの4つのフォルダが現れ、アクセスが簡単になります。


新しいプロジェクト、エリア、リソースのファイルを作る

新しくやることが出てきたら、”Projects”スタック内にプロジェクト名を付けたノートブックを作成します。

プロジェクトは期限があって明確なゴールに結びつく一連のタスクを含むものです。

そのため、プロジェクト名には、例えば”202106セミナー”のように、年月を入れると良いでしょう。

ここで年月を名前に入れるとしっくりこないものは、期限やゴールがない、エリアやリソースのカテゴリが適切かもしれません。

アクションが伴うものはエリア、資料やコンテンツなどはリソースです。

エリアの場合は、”2Areas”フォルダ内にサブフォルダを作りましょう。

リソースの場合は”3Resources”フォルダ内にサブフォルダを作ります。

例えば、Webで調べた情報や資料やスライドなどはリソースです。

まとめ

Google DriveのフォルダをPARAメソッドで管理する方法を紹介しました。

  1. 4つのカテゴリに対するフォルダを作る
  2. 使っていないフォルダ、ファイルをアーカイブへ
  3. 新しいプロジェクト、エリア、リソースのファイルを作る

デジタル情報の整理法PARAメソッドを使うと、Evernote, Todoist, Googleドライブなど、複数のツール間でデジタル情報の構造の一貫性を保つことができ、シームレスに活用することができます。

https://ko-do.design/2021/01/26/para-method-consistency/
デジタルツールメルマガ
毎日、目の前の仕事でなんとなく1日が過ぎてしまう。疲労感、消耗感、先延ばし感でなく、もっと充実感、達成感、成長感を味わいたい。そんなビジネスパーソンに向けて、本メルマガはごきげんな1日をデザインするのに役立つデジタルツールを紹介します。日記や手帳、時間管理、習慣化、生産性向上、生活改善等のアプリやiPhone,iPad活用法について、あなたのライフスタイルに合わせた活用法をお届けします。
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
アプリ・ガジェット
スポンサーリンク
関連記事
「行動デザインラボ」をフォローする
行動デザインラボ
タイトルとURLをコピーしました