はじめに
年末は大掃除の時期ですが、ぜひデジタル空間もメンテンナンスしましょう。
本記事では、Evernoteのメンテナンスの方法について紹介します。
Evernoteは、様々なメディアが保存でき、情報の保管場所として使っている方は多いと思います。
また、整理の方法もノートブックやタグ、そしてショートカットなど複数の方法があるため、ある程度自分のルールを決めて運用している場合でも、定期的にメンテしないとごちゃごちゃしがちです。
乱雑な状態では、情報を探したり、見返すことがやりづらくなるため、使い勝手が落ちます。
少しメンテナンスの時間を確保するとよいと思います。
では、Evernoteのメンテナンスとしての５つのステップを見ていきましょう。
Evernoteを大掃除する５つのステップ
inboxノートブックをゼロにする
Webクリップやメールからのノート作成などで使われるデフォルトのノートブック(inbox)には、情報がたまりがちです。
inboxは日常的に整理するのが望ましいのですが、手が回っていないこともあるでしょう。
まず不要なノートは削除。
次に長くinboxにとどまっているノートはこのタイミングで片付けましょう。
適切なノートブックスに移すか、削除します。
片付けられないものについては、「いつか読む」という一時保存のノートブックを用意して保管しておくのもよいでしょう。
とにかくinboxは空にしましょう。
ショートカットを整理
Evernoteのショートカットは非常に便利で、素早くアクセスしたいノートやノートブックをどんどんショートカットに加えていき、ショートカットが多くなりがちです。
すでに終わったプロジェクトのノートやノートブックはもはやショートカットは不要ですので、ショートカットから削除します。
また、ショートカットの順番も使いやすいように整理しましょう。
よく使うものほど上に配置する、ショートカットの内容の分野ごとにまとめるなど使いやすいように最適化します。
分野ごとの区切りが分かるように、ノートのタイトルを「 ——-」にしたものをショートカットに入れると分かりやすいです。
ノートブックを整理
プロジェクトごとにノートブックを作っていても意外と使わなかったというノートブックもあるでしょう。
そのようなノートブックがある場合は、中のノートを別のノートブックに移してから削除しましょう。
連携するアプリ用のノートブックもあるかもしれませんが、すでにその連携アプリを使っていない場合には不要です。これも削除しましょう。
また、ノートブックを分類するスタックを使っている場合は、各ノートブックが適切なスタックに入っているかをチェックしましょう。
より適切なスタックがあるのであればそちらに移しましょう。
タグを整理
タグは思いつきでつけているとどんどん増殖します。
不要なタグは削除しましょう。
例えば、あるタグがついたノートが少数しかない場合、あるいはゼロの場合は、そのタグはおそらく不要です。
削除しましょう。
タグが多いとタグを探すのも大変になります。
ゴミ箱を空にする
これまでの整理により、Evernoteのゴミ箱にたくさんのノートが入っていると思います。
最後に、ゴミ箱を空にしましょう。
まとめ
Evernoteのメンテナンス法として、inboxをゼロにする、ショートカットの整理、ノートブックスの整理、タグの整理、ゴミ箱を空にする５つのステップを紹介しました。
注意としては、物理的な大掃除と同じように完璧にやろうとすると非常に時間がかかり、終わらなくなり途中で挫折します。
Evernoteのメンテナンスの目的は完璧な整理ではなく、使い勝手をよくすることです。
そのため、あまり時間をかけすぎに整理することが重要です。
ある程度整理できたら、それでよしとしましょう。
５つすべてをやらずとも一部でもやると使い勝手があがります。
ぜひEvernoteも整理してクリーンな形で新年を迎えましょう。
編集後記
こちらのビデオで、Evernoteの新しいモバイルAppのワーキングバージョンが紹介されています。
様々な機能強化や使い勝手の向上がされるようで非常に楽しみです。
Behind the Scenes: Putting the Pieces Together in Evernote for iOS and Android – YouTube
