はじめに
自分の予定表、カレンダー、ぎちぎちになっていませんか？
GoogleカレンダーやApple純正カレンダーを使うと１日、そして１週間の予定を俯瞰できます。
今日一日でたくさんのことをやりとげたいと思うと、朝から夜までスケジュールに予定やタスクを詰め込んでしまいがちです。
自分ならこれくらいできると思って詰め込んでも結果的にはやり残しがたくさんあって自己嫌悪に陥ったり、もっと頑張らなければという思い込みがストレスになっていないでしょうか。
予定やタスクを詰め込みがちな方に向けて、スケジュールに余白を持つ3つの理由を紹介します。
- 1日の限りあるエネルギーを回復する
- 余白がアイデアを呼ぶ
- 絞り込みがアウトプットを最大化する
スケジュールに余白を持つ3つの理由
1日の限りあるエネルギーを回復する
たくさんの予定やタスクをこなすなかで、どうしてもエネルギーや集中力は消耗していきます。
休憩したり、少し気分転換をせずに、長時間頑張っても結果的に生産性が落ちます。
余白、隙間を持ちましょう。
その時間で短時間の瞑想をして呼吸を整えたり、ぼーっとして頭の中をクールダウンする。
せっかくの余白やスキマ時間をネットのチェックなどに使ってしまうと、切り替えもできず、エネルギー、集中力の回復にもなりません。
休憩時間に瞑想や運動を習慣化する方法については、こちらの記事をご覧ください。
余白がアイデアを呼ぶ
スケジュールに余白があると自由を感じることができます。
その空いた時間のところで、あのタスクをやろう、あの人と話をしよう、あれを調べてみようとアイデアが思いつき、モチベーションが上がります。
余白がないと手一杯になり、そのようなアイデアが出てくることもありません。
不要、優先度が低い予定は落とし、スケジュールには余白を確保しましょう。
絞り込みがアウトプットを最大化する
たくさんの予定やタスクをこなすよりも本当に重要なことに絞り込み、集中して成果を上げる。
ともすれば簡単に終わるタスク、慣れているタスクばかり、処理されて、重いタスク、慣れていないタスクが先送りされがちです。
軽いタスクをこなして重いタスクを対応する時間がないという事態を避けるため、軽いタスクを入れず、余白を確保するという方法が考えられます。
日の予定やタスクの適正量について自分基準を持ち、コントロールしましょう。
やりたいこと、やるべきことを絞り込む、「選択と集中の習慣」についてはこちらの記事をご覧ください。
まとめ
予定やタスクを詰め込みがちな方に向けて、スケジュールに余白を持つ3つの理由を紹介しました。
- 1日の限りあるエネルギーを回復する
- 余白がアイデアを呼ぶ
- 絞り込みがアウトプットを最大化する
予定やタスクを詰め込んでも結果的にはやり残しがたくさん発生したり、ストレスがたまるだけです。
自分のちょうどいい予定、タスクの量を知り、そのペースを守りましょう。
Googleカレンダーで理想の１日をデザインする方法についてはこちらの記事をご覧ください。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説しています。時間のコントロール、行動のコントロール、人生のコントロールの３つのパート、１０の自然の法則をチェックしてみてください。自分がコントロールできる唯一のもの、それは自分自身。そして、価値観と合わないタスクをいくらこなしても忙しくなるだけです。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
これまで、とにかく仕事を達成することだけを考えていて、ある意味、仕事にどれだけ時間をかけるのかに無頓着だったという方も多いのではないでしょうか。本書は、ダラダラ仕事や非効率なプロセスを排除する方法として、「退社時間を決めて自分を追い込む」「成果と効率は分けて考える」「シングルモードで集中する」など、すぐに始められる超実践的な「仕事の高密度化」テクニックやツールを紹介しています。
いつも時間に追われていて、思うとおりに物事が片付けられないという時間の欠乏を感じていないでしょうか。「人ははどんな欠乏でも経験すると、それに心を奪われる。心は自動的に、いやおうなく、満たされていないニーズのほうを向いてしまう。」空腹な人の場合、そのニーズは食べ物で多忙な人の場合、仕事やプロジェクト。欠乏は持っているものの少ないという不満に留まらず、心に居座り、問題の捉え方、対処の仕方、取り組み方などの考え方、行動を変えてしまうということです。
