Googleカレンダによるタスク管理をTodoistと比較。操作性、優先度設定、プロジェクト管理。

はじめに

シンプル化のため、タスク管理もGoogleカレンダーで扱うトライアルを１ヶ月あまり行いました。

結果、自分の場合にはタスク管理はTodoistのほうがよいことが分かったので、Googleカレンダーでタスクも扱うことのメリット、デメリットをシェアします。

あなたのタスク管理の参考になれば幸いです。

タスクを入れる際にGoogleカレンダーに記入するため、いつやるのかを必ず意識し、決めることができるのは利点です。

また、実行する際もスケジュールに従って実行すればよいので、どのタスクを実行するのか迷わず実行できます。

ただ実際にはタスクがある一回のスロットで終わることはなく、同じタスクがいくつかの日続きます。

そのため、タスクが終わらなかった場合に、またカレンダーにタスクを入れるか、日時を変更しなければならならず、この操作が意外と面倒でした。

Todoistでは日時を変更するのは非常に簡単です。

また、タスクの入力についてもTodoistはタスク専用だけあって、すばやく入力でき、タスクの順番の入れ替えなども簡単です。

Googleカレンダーではタスクの優先度を扱うのは向いていません。

割り込みやあるタスクに想定以上の時間がかかった際、その日に実行するタスクの順番を変える必要があります。

ただGoogleカレンダーの予定やリマインダーでタスクを入れるにしても優先度を指定する機能はありません。

Todoistではタスクに優先度を４段階で設定できます。

その優先度で今日やるべきタスクが一覧で並ぶため便利です。

Googleカレンダーではタスクは管理できますが、タスクをまとめたプロジェクトやタスクをブレイクダウンしたサブタスクを扱うのには向いてません。

単発のタスクやリマインダを扱うにはGoogleカレンダーで十分です。

一方、ある程度大きくて期間のかかるプロジェクトは多くのタスクからなり、途中でタスクが追加されたり、サブタスクに分割されたりします。

Todoistは、プロジェクトを扱うことでき、プロジェクトを階層化したサブプロジェクトを扱うこともできます。

多くのプロジェクトを抱えている人にとっては有用です。

また、タスクを階層的にサブタスク、サブサブタスクを扱うことも可能です。

Googleカレンダーでタスク管理をすることで、毎日見るべきアプリが減ったことでシンプルになる恩恵はありました。

よりカレンダーを頻繁にチェックすることができ、Todoリストの大量のタスクに圧倒されることもなく、ストレス低減の効果はあると思います。

一方で、操作性についてはTodoistのほうが快適であること、また、機能的にタスクの優先度を扱えること、プロジェクトやサブタスクを扱えることが自分の要件であることにあらためて気づきました。

操作性や機能性を求めるのであればTodoistのほうがいい選択肢であると思います。

Todoistの特長はこちらの記事をご覧ください。

なお、GoogleカレンダーからTodoistに戻すことで、タスクの棚卸しができました。

不要なものはこの際、手放し、必要なものに絞り込む。

また、先延ばししているものについてはよりブレイク・ダウンしたり、タスクを見直す。

同じシステムを使っているとなかなか棚卸しをするタイミングはないのですが、別のタスク管理システムに引っ越しをするとそのタイミングでスリム化したり、整理ができます。