はじめに
毎日、先の見えないモグラたたきのようなタスク管理をしていませんか？
１週間の中でタスクの進捗を確認しつつ、どう実行していくのかプランニングが必要かもしれません。
Trello(トレロ)は、カンバンボードを利用する人気のプロジェクト管理ツールで、プランニングに役立ちます。
カンバンボードの一番シンプルな形は、ホワイトボードを以下の３つの縦のリストに分割し、タスクの付箋をその状態に応じたリストに配置するイメージ。
- ToDo(やること）
- Ongoing(進行中）
- Done(完了)
Trelloにはボード、リスト、カードの3つの概念があります。
プロジェクトごとにボードを作成し、ボード上にタスクの状態に対応するToDo, Ongoing, Doneのリストを用意します。
そして、タスクに相当するカードを、最初はToDoに入れ、タスクに着手したらOngoingに移動させ、タスクが終了したらDoneのリストに移動させます。
このようにすると、プロジェクトのタスク全体の進捗を視覚的に俯瞰でき、毎日のプランニングがしやすくなります。
チームで仕事していると、各メンバーの進捗状況の管理や連携が複雑になりますが、カンバンボードを使うことで仕事の状態や流れが可視化され、プロジェクトの推進に役立ちます。
Trelloは、チームでの共同作業で使われることが一般的ですが、自分一人だけのプロジェクト管理にも使えます。
自分の１週間のタスク全体の進捗状況を見ながらプランニングすることができます。
ひとりTrelloで１週間のプランニングをする3つのステップを紹介します。
- 準備：新規ボードに5つのリストを作る
- 毎週：今月のリストから今週やることを絞り込む
- 毎日：今日やることを決めて実行する
ひとりTrelloで１週間のプランニングをする方法
準備: 新規ボードに5つのリストを作る
最初に準備として、新しいボードを作成し、上図のように以下の5つのリストを作成します。
This Month, This Week, Today、Ongoing, Doneと以下の順番で左から右へ並べます。
- This Month(今月やること）
- This Week（今週やること）
- Today(今日やること）
- Ongoing(進行中)
- Done（今週の完了タスク）
次にThis Monthのリストに今月のタスクを全て洗い出し、カードに入れます。
優先度の高い順に上からカードを並べ替えしておくと、後からタスクを選ぶ際に便利です。
毎週: 今月のリストから今週やることを絞り込む
毎週、週の始めあるいは前週の終わりに、今週１週間のやることを決めます。
具体的には、This Monthのリストから、今週やるタスク（カード）を上から選び、This Weekのリストに移動させます。
欲張ってたくさんのカードを今週やることのリストに加えると、やる気が削がれかねません。
無理なくできるレベルまで絞り込むのがいいでしょう。
This Weekのリストもタスクの優先度が高いものが上になるように並べます。
毎日: 今日やることを決めて実行する
前日の夜、あるいは当日の朝に、This Weekの中から今日やるタスクを決め、Todayに移動させます。
当日は、Todayのリストの上からタスクを選んでOngoingに移動させて、処理します。
タスクが完了したら、Done（今週の完了タスク）のリストへ移動させます。
Todayにあるタスクが全てOngoingに移動されてTodayリストが空になれば、今日やることの全てに着手できたということになります。
ただし、Ongoingにタスクが溜まることがよくあります。
Ongoingのタスクを優先して片付け、This WeekからTodayに移すタスクは今日やるべきものに絞込みましょう。
今週の完了タスクは、その週に達成できたタスクの数です。
タスクの難易度にもよりますが、今週のタスクの完了数の平均が、自分が１週間にできる現実的なタスク数になります。
それを目安に次週のThis Weekに入れるタスク数を決めるといいでしょう。
まとめ
ひとりTrelloで１週間のプランニングをする3つのステップを紹介しました。
- 準備：新規ボードに5つのリストを作る
- 毎週：今月のリストから今週やることを絞り込む
- 毎日：今日やることを決めて実行する
ボードに5つのリストを作り、タスクの状態を可視化することで、今週完了できたタスク、今週に着手して処理中のタスク、今週やるべきだが未着手のタスクの状態がよくわかるようになります。
１週間終わって、This Weekリストに未着手のタスクが多く残っている場合は、タスクがあふれているということ。
タスクを減らすことも考えましょう。
Trelloを使った大型連休のプランニングの記事もご覧ください。
Trelloでは以前、公開範囲の不適切な設定により、住所氏名などの個人情報がネットで公開されたことがあり、内閣サイバーセキュリティセンターから「公開範囲の設定を確認してほしい」と注意の呼び掛けがありました。
公開範囲の設定はTelloに限らずWebサービスを使う際はよく注意する必要がありますが、特に一人のTrello利用であれば、ボードを公開する必要は全くないため、非公開になっているかよく確認しましょう。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説しています。時間のコントロール、行動のコントロール、人生のコントロールの３つのパート、１０の自然の法則をチェックしてみてください。自分がコントロールできる唯一のもの、それは自分自身。そして、価値観と合わないタスクをいくらこなしても忙しくなるだけです。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
これまで、とにかく仕事を達成することだけを考えていて、ある意味、仕事にどれだけ時間をかけるのかに無頓着だったという方も多いのではないでしょうか。本書は、ダラダラ仕事や非効率なプロセスを排除する方法として、「退社時間を決めて自分を追い込む」「成果と効率は分けて考える」「シングルモードで集中する」など、すぐに始められる超実践的な「仕事の高密度化」テクニックやツールを紹介しています。
いつも時間に追われていて、思うとおりに物事が片付けられないという時間の欠乏を感じていないでしょうか。「人ははどんな欠乏でも経験すると、それに心を奪われる。心は自動的に、いやおうなく、満たされていないニーズのほうを向いてしまう。」空腹な人の場合、そのニーズは食べ物で多忙な人の場合、仕事やプロジェクト。欠乏は持っているものの少ないという不満に留まらず、心に居座り、問題の捉え方、対処の仕方、取り組み方などの考え方、行動を変えてしまうということです。
