はじめに
話が二転三転する打ち合わせ、グダグダな打ち合わせはストレスがたまります。
内容がよく理解できない。
話が前に進まない。
終わった後もよく話が分からない。
最近、iPad mini6とマインドマップアプリでの打ち合わせメモを始めて、メモの取り方の工夫で、打ち合わせを多少なりとも改善できると気付きました。
マインドマップは以下の方法でビジュアルに情報を整理します。
- センターにメインテーマを書く
- センターから放射状に枝を書きつつ、関連する情報や発想したアイデアを書く
- 線や記号、単語、色、画像を用いる（文章は書かず、単語か短いフレーズで書く）
iPad mini＋マインドマップで 打ち合わせメモをとる３つの理由を紹介します。
- 複雑な内容も理解しやすくなる
- 質問や意見を出してリードしやすくなる
- 打ち合わせ内容を見返ししやすい
iPad mini＋マインドマップで打ち合わせメモをとる３つの理由
複雑な内容も理解しやすくなる
議題の中で複数のトピックが出てきたり、話が行ったり来たりすると打ち合わせ内容の把握やディスカッションがしづらくなります。
マインドマップでトピックやサブトピックを意識しながら能動的にメモすることで、複雑な内容も理解しやすくなります。
具体的なメモの取り方ですが、最初に議題を大項目としてマインドマップに書きます。
議題がはっきりしない打ち合わせもありますが、その場合は打ち合わせ前に確認しましょう。
議題が移ったらその議題の下にメモをしていきます。
一つの議題の中でいくつかトピックが現れる場合、その議題の中にトピックを随時加えて以下のようなメモをしていきます。
- 重要な事項、数字や日時
- 質問、確認したいこと
- 自分の意見
- 決定事項やアクション
そのトピックの中でもまた別の事項が出てきた時にはサブトピックに分けます。
マインドマップアプリでメモする場合、あるトピックを別のトピックの下に移すような操作も簡単にできるため、メモをとりながらマインドマップの枝の形を変形させていくことができます。
iPadではタッチでトピックを移動させたり、マップの拡大縮小が可能です。
このマインドマップを直接手で触っている感覚が気に入っています。
iPad miniはコンパクト・軽量で、机の上でも場所を取らないですし、手に持って行っても疲れません。
質問や意見を出してリードしやすくなる
マインドマップは以下のような場面で役立ちます。
- 本や資料などの様々な大量の情報を整理、まとめて記憶し、知識にする
- 複雑な問題に対して、情報を整理し、アイデアを出して問題解決を図る
- 発散思考でアイデア出しをする（ブレインストーミング）
打ち合わせのトピックやサブトピックで内容が整理されるため、相手の説明や意見を確認したり、抜けている点に気づいて質問することができたり、理解の齟齬を減らしたり、具体化をはかることができます。
また、トピックのつながりから連想してアイデアを出すことで、課題に対する解決策や異なる視点の意見を出すことで、方向性を見失って停滞した状態から脱することができるかもしれません。
打ち合わせ内容を見返ししやすい
構造化されていない、いわゆるベタ打ちのテキストによるメモは、どんなトピックをどんな順番で話したのかは分かるものの、理解しやすいとは言えません。
マインドマップによるメモの場合、１つの議題の下にトピック、そしてサブトピックという形で整理されるため、トピックで概要をつかみ、必要なところだけサブトピックやさらにその下の詳細情報を見るということができます。
ベタ打ちのテキストメモを、後で構造的に編集し直すのは結構面倒で、時間がかかります。
打ち合わせ中にマインドマップで整理することで、後の無用な作業を防止することができます。
マインドマップアプリiThouthgtsの場合、PDFや画像ファイルなどの形式で出力して参加者に配布することもできます。
ワード形式が求められている場合、MS Word(.docx)で出力することもできます。
まとめ
iPad mini＋マインドマップで 打ち合わせメモをとる３つの理由を紹介しました。
- 複雑な内容も理解しやすくなる
- 質問や意見を出しやすい
- 打ち合わせ内容を見返ししやすい
マインドマップでメモを取ると能動的に思考を使うため、打ち合わせにより没頭、集中できます。
マインドマップの他の活用法についての記事もご覧ください。
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