はじめに
Google ToDoリストがバージョンアップ。
タスク管理をGoogle ToDoリストでやっている方は便利になります。
これまでWeb版のGoogleカレンダーにはタスクの機能が統合されていて、タスクの作成や表示ができていました。
一方で、モバイルアプリではその機能がなく、シンプルなリマインダーの機能を使わざるをえない状態でした。
ようやくGoogleカレンダーのモバイルアプリでもタスクの機能が使えるようになりました。
Android 版および iOS 版の Google カレンダーでタスクを作成、表示できるようになりました（これまではウェブ版のカレンダーでのみ可能でした）。
追加したタスクはカレンダーに表示され、各タスクには時間も設定できるので、重要なタスクを忘れずに行うことができます。カレンダーに追加したタスクは、パソコンおよびモバイルで自動的に同期されます。
G Suite アップデート ブログ: Google カレンダーのモバイルアプリでタスクの作成、表示が可能に
カレンダーによるスケジュール管理とタスク管理を一緒に行うことで、タスクの詰め込みを防止したり、タスクを実行する日時を決める「タイムブロッキング」がやりやすくなるメリットがあります。
モバイル版Googleカレンダーでのタスクの使い方とリマインダーとの違いを紹介します。
モバイル版Googleカレンダーにおけるタスクとリマインダー
タスクの使い方
＋ボタンから、これまでの予定やタスクを作成することができます。
これまでの予定、リマインダー、ゴールに加えて、「タスク」が加わっています。
タスクではタスクの件名、詳細、日時（終日も選択可能）、繰り返し、タスクのリスト名を選ぶことができます。
Googleカレンダーでタスクを投入すれば、Google ToDoアプリでも見えますし、逆も同じです。
リマインダーとの違い
タスクとリマインダーは非常に似ています。では、どこが違うのか。
機能的な違いとしては、リマインダーには詳細欄がない、タスクのリスト名を選択できません。
動作としての違いは、リマインダーはその日にやらなければ次の日に自動で移動され、持ち越しをしてくれます。
一方、タスクは自動で日時が移動されることはなく、指定の日時に残り続けます。
機能・動作の違いから、使い分けとしては以下の形がいいでしょう。
- リマインダー：本来のリマインダとしての通知、一回限りのシンプルなタスク、繰り返しの習慣的タスク
- Google ToDoタスク: あるプロジェクトに属するタスク、サブタスクがあるような複雑な大きなタスク
本来のリマインダとしての通知とは、タスクというよりも、そのタイミングで自分が思いだしたい情報。
例えば移動の予定の前に、持っていかなければいけない持ち物をリマインドすることが考えられます。
シンプルなタスクであれば詳細欄がなくても不都合はないため、リマインダーでもいいでしょう。
リマインダーは繰り返しが設定できるため、繰り返しの習慣的なタスクもリマインダーに向いています。
例えばストレッチやマインドフルネス瞑想など毎日やるようなものはリマインダーを使うといいでしょう。
一方、タスクについて、プロジェクトに属するようなタスクは、リスト機能があるGogole ToDoにまとめた方が、プロジェクトのタスクとして実行順番や完了状態がわかるため便利です。
サブタスクがあるような複雑なタスク、詳細情報を書きたい複雑なタスクであればGoogle ToDoタスクの方が管理しやすくなります。
まとめ
モバイル版Googleカレンダーでのタスクの使い方とリマインダーとの違いを解説しました。
カレンダーによるスケジュール管理とタスク管理はばらばらにやるよりも、一緒にやった方が効率的。
タスクを実行する時間を確保するタイムブロッキングもやりやすくなります。
これまでタスク管理アプリTodoistとGoogleカレンダーの連携を活用していましたが、Google ToDo＋Googleカレンダーの選択肢も魅力的です。
Google ToDo、ぜひ活用して見てください。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説しています。時間のコントロール、行動のコントロール、人生のコントロールの３つのパート、１０の自然の法則をチェックしてみてください。自分がコントロールできる唯一のもの、それは自分自身。そして、価値観と合わないタスクをいくらこなしても忙しくなるだけです。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
これまで、とにかく仕事を達成することだけを考えていて、ある意味、仕事にどれだけ時間をかけるのかに無頓着だったという方も多いのではないでしょうか。本書は、ダラダラ仕事や非効率なプロセスを排除する方法として、「退社時間を決めて自分を追い込む」「成果と効率は分けて考える」「シングルモードで集中する」など、すぐに始められる超実践的な「仕事の高密度化」テクニックやツールを紹介しています。
いつも時間に追われていて、思うとおりに物事が片付けられないという時間の欠乏を感じていないでしょうか。「人ははどんな欠乏でも経験すると、それに心を奪われる。心は自動的に、いやおうなく、満たされていないニーズのほうを向いてしまう。」空腹な人の場合、そのニーズは食べ物で多忙な人の場合、仕事やプロジェクト。欠乏は持っているものの少ないという不満に留まらず、心に居座り、問題の捉え方、対処の仕方、取り組み方などの考え方、行動を変えてしまうということです。
