はじめに
なかなか手が付かないタスク、先延ばししているタスクがないでしょうか。
タスク管理アプリには、優先度を設定したり、締切りを設定したり、タスクをリマインドさせたりといった機能は豊富にあります。
タスクの先延ばしを撃退するには、５秒ルールでとにかくとりかかる、そのタスクを処理する日時を決めて時間を確保するタイムブロッキングなどの方法があります。
先延ばししがちなタスクというのは難しかったり、工程が多いなど、大きなタスクです。
そのため、タスクを小さなタスクにブレイクダウンして処理しやすくすることも有効な手段です。
ただ、タスク管理アプリにはタスクとサブタスクの構造を扱ったり、タスクの付加情報を保持することはできるものの、タスクを効果的にブレイクダウンするような機能はありません。
そこでマインドマップを活用して、タスクをブレイクダウンする方法を紹介します。
具体的にはToDoリストのマインドマップを作成し、①アイデア出し、②整理、③実行の３つのステップを解説します。
- 発想と分割：タスクに関する情報、アイデアをマインドマップに追加
- 整理：タスクをサブタスクや情報に分けて構造化する
- 実行：小さなタスクから一つずつ処理する
タスクを整理して進める３つのステップ
マインドマップ作成：ToDoリストのマインドマップを描く
まず、ToDoリストのマインドマップを描きます。
マインドマップは通常のノートの書き方とはかなり違い、ビジュアルに情報を整理します。
センターにメインテーマを書き、放射状に枝をかきつつ、関連する情報や発想したアイデアをキーワードで書いていきます。
箇条書きで書くよりも、アイデア出しがしやすいです。
紙のノートで書く場合、新しい情報を追加したり、更新するのは結構大変です。
デジタルのマインドマップアプリであれば、新しい情報、枝を追加したり、単語やフレーズを修正したり、移動することは簡単です。
マインドマップアプリとしてはiThoughtsがおすすめです。
センターにメインテーマとして「ToDoリスト」を書き、タスクを枝としてマインドマップを書きます。
発想と分割：タスクに関する情報、アイデアを追加していく
次に、タスクを１つ選び、そのタスクについて、分かっている参考情報、その進め方や気になる点、課題などアイデアをどんどん書いていきましょう。
デジタルであるため、あとで消すのは簡単です。
ボツになりそうなアイデアでもよいのでとにかく書き出していきます。
アイデアを出したらマインドマップの階層構造で情報を移動させたり、つなげたりして整理します。
難しいタスク、大きなタスクではこのステップ２は結構時間がかかるかもしれません。
このステップ２を一気にやろうとすると途端に面倒になります。
ちょっとタスクについて考えたらメモするという形で、少しずつブレイクダウンしていくとよいでしょう。
先延ばししているタスクは気がかりになっているため、ふとあれもやらなきゃ、これもやらなきゃと思いつくことがあると思います。
その都度、このマインドマップに書き込んでいきます。
整理：タスクをサブタスクや情報に分けて構造化する
タスクに関する情報やアイデアが多く出てきたら、整理のステップを行います。
タスクの中には小さなタスク、つまりサブタスクがいくつかあるはずです。さらにサブタスクの子どものタスク、サブサブタスクもあるかもしれません。
上図のようにタスクと情報、課題などを整理することで、複雑なタスクの構造が明確になり、着手しやすくなります。
実行：小さなタスクから一つずつ処理する
マインドマップを見ながら、サブタスク、あるいはサブサブタスクなどの小さなタスクから一つずつ処理していきます。
iThoughtsを含むマインドマップアプリは一般的に、枝の折りたたみ展開の機能を備えています。
そのため、終了したタスクや不要な情報の枝は、階層を折りたたむことで見えなくすることができます。
この階層的な表示機能によって、複雑で大きななタスクの構造も見やすさを維持できます。
なお、タスクを処理していく上でまた新たなタスクや情報が発生したら、マインドマップに追加していきます。
最終的にすべてのサブタスクが完了したらその上位のタスクも完了したということになります。
まとめ
マインドマップでタスクをブレイクダウンして少しずつ進める方法として、発想、整理、実行の３つのステップを解説しました。
- 発想と分割：タスクに関する情報、アイデアをマインドマップに追加
- 整理：タスクをサブタスクや情報に分けて構造化する
- 実行：小さなタスクから一つずつ処理する
先延ばししがちな大きなタスクはそのままにせず、マインドマップにして、少しずつアイデア出しをしていきながらブレイクダウンしましょう。
マインドマップの参考書籍はこちらをご覧ください。
『トニー・ブザン教育協会公認』のマインドマップ入門書です。
サンプルもいろいろあり、マインドマップがどんなものかまず学びたい場合はここからはじめましょう。
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マインドマップは、論理的な左脳と創造的な右脳の両方を使い、全脳思考を活性化するとうたっています。
