はじめに
やるべきこと、やりたいことがたくさんあって、混乱状態ではないでしょうか？
役割が増えたり、プロジェクトがいろいろと増えると簡単に混乱状態に陥ります。
- 優先度: 何を早くやらないといけないのか分からない。
- 締め切り: いつまでにどこまでやらなければいけないのか分からない。
- 状態: プロジェクトやタスクがどこまでできているのか進捗状態が分からない。
このような状態でいると、タスクが進まず、さらにタスクが積み上がり状況は悪化します。こんな時は全てのタスクを書き出し、整理しましょう。
タスク管理ツールは数多くありますが、一覧性、操作性、各種デバイス対応に優れ、プロジェクトを階層的に管理できるTodoistを使っています。
タスクを階層的に整理する３つのステップを紹介します。
- 頭の中のタスクを書き出す
- タスクを階層的に整理する
- 実行する日を設定する
タスクを階層的に整理する３つのステップ
頭の中のタスクを書き出す
まず気になること、やらなければならないこと、やりたいことをとにかく頭から出します。
それらをTodoistに片っ端からタスクとして登録していきます。
取捨選択のステップは後回しにして、小さいタスクも、優先度の低そうなものもとにかくまずは洗い出して登録しましょう。
タスクを階層的に整理する
次にタスクを関連するものでグループ分けして整理します。
タスクをまずプロジェクトごとに分けます。
そしてタスクに依存関係がある場合には、タスクの下のサブタスクとして登録します。
プロジェクトもたくさんあるようで有れば、カテゴリ的な親プロジェクトを作成して、その下の子どもとしてプロジェクトを並べて配置することができます。
Todoistは、このようなプロジェクトやタスクを階層的に管理できるところが特長です。
階層を自由に折り畳んだり、展開することができ、アウトライナーのように使えます。
これによりたくさんのプロジェクトやタスクがあっても把握しやすいです。
実行する日を設定する
最後に、各タスクについて実行する日を設定していきます。
あとでいいものは、次の週に回したり、週末に回すなど特定の日にタスクが固まらないようにできるといいでしょう。
今日、明日にたくさんのタスクがあっても一気にたくさんのタスクをこなすことはできません。
待てるタスクは適度に後に回しましょう。
このタスクをいつやるかを考えるステップにおいて、タスクの取捨選択をします。
このタスクはやらなくても良いなという優先度の低いもの、ずっとやらないなという感覚があるものは消してしまいましょう。
不要なタスクがタスク管理ツールに入っていると邪魔なノイズになり、整理しにくくなります。
まとめ
Todoistを活用してタスクを階層的に整理する３つのステップを紹介しました。
- 頭の中のタスクを書き出す
- タスクを階層的に整理する
- 実行する日を設定する
階層的な整理することで、プロジェクトやタスクがたくさんあってもアウトラインで全体を把握することができます。
Todoistは、締め切りの近いタスクをチェックしたり、プロジェクト単位で複数のタスクをチェックするなど基本的な操作が非常に快適です。
今日やること、ここさえ見ておけば大丈夫という安心感、コントロール感を与えてくれます。
やりたいこと、やるべきことにあふれていないでしょうか？どちらも大事ですが、時間やエネルギーなど自分の持っているリソースは有限。頑張ればなんとか・・なりません。根本的な解決のためには、やりたいこと、やるべきことを絞り込む、「選択と集中の習慣」が必要です。本書の一番の原則は、人生や仕事の質を高めるためにできことには、本質的には４つの方法しかないということ。
(1)重要なことを増やす、(2)重要でないことを減らす、(3)新しいことを始める、(4)あることを完全にやめる。
あなたの「成果の８０％を生み出す上位２０％の仕事」とはなんでしょうか？
商談、プレゼン、会議。仕事において、重要な場面だけ本気で頑張ればいいと、日頃の仕事を疎かにしていないでしょうか。
本書では、エッセンシャル思考の人は重要なことをやり遂げるために、日頃の正しい習慣、ルーティンを形成するとしています。
つまり練習の時も本番と同様に行動し、本番もいつも通りの行動で、自然に達成するということです。
「エッセンシャル思考」の第2弾。成功するためには不断の努力が必要だ――そう信じて、私たちは今まで頑張ってきた。
最高の成果を上げるために必死で働き、脳と体を酷使する。疲れていなければ頑張りが足りないのだと思って、いつも限界まで自分を追い込む。
ところが、努力の結果は、思うようには返ってこない。頑張れば頑張るほど、前に進むのが難しくなる。2倍働いているのに、気づけば半分しか進んでいない。
本当は、何もかもがそんなに大変である必要はない。頑張ってもうまくいかないなら、別の道を探したほうがいいのである。
