「タイマーWEBアプリ」を活用して打合せ・会議のタイムマネジメントする３つのステップ

はじめに

テレワークの機会が増えて、打合せや会議が増えたという方もいるのではないでしょうか。

移動時間がないため、より多くのアポを入れることができてしまうのも一つの理由。

打合せの後にすぐ別の打合せを入れることもできてしまいます。

ただ移動時間はないといってもWeb会議をつなぎ直したり、余裕は必要です。

また、打合せばかりしていたら仕事進みません。

打合せはたいてい、３０分や１時間の予定を確保していると思いますが、その時間いっぱいにやらなければいけないということはありません。

打合せ時間の効率化に意識を向けましょう。

タイマーを活用して打合せ・会議のタイムマネジメントする３つのステップについて紹介します。

３０分の会議は５分前に終了する、１時間の会議は１０分前に終了するなど目標を決めましょう。

同僚や打合せの参加者と打合せを始める前や、日頃からそのように時短化するという目標を共有できるとさらにいいですね。

なお、予定表もあらかじめ、めいっぱいの時間を確保するのではなく、短く設定するのがよいでしょう。

Googleカレンダーの場合、会議の迅速化という設定ができます。

打合せを始める際に目標時間で、タイマーをセットします。

例えば、以下の「タイマーWEBアプリ」は、ブラウザで使えるタイマーアプリで、カウントダウン表示とカウントアップ表示を両方してくれて便利です。

ブラウザのタブに残り時間を表示してくれるところも気に入ってます。

残り時間を見ながらディスカッションを進め、短い会議であれば５分前、長い会議であれば１０分前にはまとめに入るようにしましょう。

もちろんめいいっぱい時間を必要はなく、ディスカッションする項目がカバーできたらすぐにまとめに入ります。

仮にまとめに時間が多少かかっても最初に打合せ時間を短縮して設定しているためマージンはありますが、ここは死守できるように終わらせましょう。

タイマーを活用して打合せ・会議のタイムマネジメントする３つのステップを解説しました。

タイマーで打合せ時間を時短化しましょう。

またそもそも１時間の会議は３０分にできないか、３０分の会議は１５分でできないかと考えるのも良いですね。

なお、作業に集中するためのタイマーの活用法については以下の記事をご覧ください。