はじめに
自分の時間の使い方は満足いくものでしょうか。
「７つの習慣」では、第三の習慣「重要事項を優先する」で時間管理を扱っています。
その章で有名な「時間管理のマトリックス」の図が解説されています。
時間管理のマトリックスでは、緊急度と重要度の軸で、わたしたちの時間を４つの領域に分けています。
緊急とは「すぐに対応しなければならないように見えるもの」と定義しています。
緊急なものは、私たちに即時の対応を要求するものである。これらは、ほかの人にとっては高い優先順位にあることも多い。しかし、その多くは、快適で、手軽で、楽しく感じるものでありながら、全く重要ではない。
７つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する
また、重要度は「結果に関連している概念」と定義しており、「あなたのミッション、価値観、優先順位の高い目標の達成に結びついているもの」であるとしています。
- 第１領域は緊急かつ重要なこと：締切のある仕事、クレーム処理、せっぱ詰まった問題、病気や事故、危機や災害
- 第２領域は緊急でないが、重要なこと：人間関係づくり、健康維持、準備や計画、リーダーシップ、真のレクリエーション、勉強や自己啓発、品質の改善、エンパワーメント
- 第３領域は緊急であるが、重要でないこと：突然の来訪、多くの電話、多くの会議や報告書、無意味な冠婚葬祭、無意味な接待や付き合い、雑事
- 第４領域は緊急でなく、重要でないこと：暇つぶし、単なる遊び、だらだら電話、待ち時間、多くのテレビ、その他の意味のない活動
７つの習慣では以下のように実際に時間の使い方を記録して分析することを提案しています。
時間管理のマトリックスを書いて、あなたがそれぞれの領域で何割ほど自分の時間を過ごしているかを考えてみる。それから３日間にわたり、１５分間隔であなたの実際の時間の使い方を記録する。
最初に考えていた時間の使い方の割合はどれくらい正確だっただろうか。時間の過ごし方に満足しているだろうか。何か変化させるべきものはないだろうか。
７つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する
「７つの習慣」の時間管理のマトリックスを使って、GoogleカレンダーとToggl Trackを活用して、あなたの時間の使い方を見える化する方法を紹介します。
- Togglで行動を記録
- Googleカレンダーに色分けして登録
- 色分けされた行動種別で分析
Googleカレンダー+ Togglで時間の使い方を可視化
Toggl Trackで行動を記録
GoogleカレンダーとToggl Trackの組み合わせで、あなたの時間の使い方を記録して可視化することができます。
Togglは無料の時間記録（タイムトラッキング）のツールで、PCでもAndroid, iPhoneでも動作しまggl Trackは、iPhone, iPad, Mac, Apple Watch, Android, PCとあらゆるデバイスで使えるタイムトラッキングアプリで分析結果も見やすいです。
Googleカレンダーに色分けして登録
Toggl Trackはそのアプリ内でGoogleカレンダーの予定を表示する機能を備えていますが、Googleカレンダー自体に出力する機能はないため、Googleカレンダーに手動で登録することにします。
若干面倒ですが、手動で登録することで、今の時間が４つの領域のどれだったかを明確に意識できます。
Googleカレンダーでタスクを色分けすると、時間の使い方の傾向を見える化できます。
第１〜第４の領域ごとに色分けすることもできますが、以下のように行動種別で分けたほうが振り返りしやすいです。
- レッド: 勉強、アウトプット、開発のような投資的時間
- イエロー: 元気が出る、楽しいなど自分のエネルギーを充電する時間
- ピンク: 家族、友人などとの交流の時間、イベントなど
- グリーン：食事、風呂などの生活の時間
- ブルー： お仕事的時間
色分けされた行動種別で分析
この例はある３日間の時間の使い方ですが、レッド、イエローは第２領域の時間。
第２領域の時間が多い日は、時間管理がよくできたと実感できます。
グリーンの領域は生活での必須のことばかりで、第１領域にあたります。
ブルーは仕事の時間で、ほぼ第１領域と第３領域。もう少しブレイクダウンして記録するとさらに分析できそうです。
空白の部分は休憩など主に第４領域の時間。もう少し減らすこともできるでしょうが、余白も大事です。
まとめ
「７つの習慣」の時間管理のマトリックスを使って、Googleカレンダーとtogglの組み合わせであなたの時間の使い方を見える化する方法を紹介しました。
- togglで行動を記録
- Googleカレンダーに色分けして登録
- 色分けされた行動種別で分析
緊急度と重要度の軸で４つの領域として分けて考えると、自分の使い方のパターンがよく分かります。
第２領域の活動を行うための時間は、第３領域や第４領域からしかとれない。
なぜなら緊急かつ重要な第１領域の活動を無視することができないからである。
また、第２領域の活動を行うためには、主体的でなければならない。
なぜなら第一領域や第３領域の事柄は、向こうから働きかけてくるが、第２領域は、自ら進んで働きかけなければならないからだ。
７つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する
第２領域を増やすには第４、第３領域の時間を減らすしかありません。
時間を創って第２領域にあてましょう。
