はじめに
Todoリストがいっぱいでごちゃごちゃになっていませんか？
あれもやるべき、これもやるべきというべき思考でいると、どんどん足し算でやることが増えていきます。
タスク管理アプリのTodoist, TickTick等、素晴らしいタスク管理アプリがありますが、ToDoリストは整理し続けることが重要です。
次々に発生するタスクが整理されずに積み上がっていくと、すぐに散らかります。
タスクが書いてあっても、メモ的に書かれていて行動可能な形にブレイクダウンされていないと、やはり実行しづらく使いにくいものになります。
タスクの内容や進捗、などの状態が変化したり、タスクの重要度や緊急度が上がったり、逆に不要になったりなど常に状況は変化します。
ToDoリストが最新の状態に維持されていないと、現実との齟齬ができてきます。
現実との齟齬があるとToDoリストを解釈するのにエネルギーが必要となるため、ToDoリストを見るのも嫌になります。
これが先延ばしや、さらなる散らかりにつながります。
ToDoリストをシンプル化する3つのコツを紹介します。
- タスクでないものを仕分ける
- 時間軸で絞り込む
- 必要性と効果で絞り込む
ToDoリストをシンプル化する３つのコツ
タスクでないものを仕分ける
ToDo リストにはタスクでないものが入っていることがあります。
大きくはイベントとメモがあります。
イベントとは日時が決まっていてそのときに何かをやるという予定です。
イベントはカレンダーに入れます。
ToDoリストには入れません。
そのイベントに向けて準備することはタスクですが、予定自体はタスクではありません。
イベントはToDoリストから追い出します。
そしてメモ。覚えておきたいことをToDoリストに入れたくなりますが、これは行動すべきタスクではありません。
ノートやメモ帳に追い出します。
メモはGoogle KeepやOneNoteがいいでしょう。
時間軸で絞り込む
今の時間軸で絞り込みます。
そのタスクをリストに入れた時は今の自分にとって必要であったり、やりたいことだったが今の自分には必要ないということであればバッサリ捨てましょう。
いつかやりたいという、締め切りがないものをToDoリストや資料に入れても混乱や散らかりを増やすだけ。
今はやらなくていいものですので、ToDoリストに入れる必要はありません。
いつか行きたいお店やスポット、見たいビデオなどはToDoリストとは別に、グルメサービスや映画のサービスなど別で管理した方が良いと思います。
ToDoリストで管理するものが増えれば増えるほどメンテナンスが大変になり、破綻するリスクが上がります。
必要性と効果で絞り込む
GTDではCaptureの後は、Clarifyのステップで全て出したタスクが必要なものであるかどうか見極めます。
- 行動が必要でないものは、捨てるか資料として保存。
- 行動が必要なものは２分以内にできるのであればすぐにやる、そうでなければ行動できるような形でToDoリストに入れる
必要性として、それをやることが本当に必要かという観点で絞り込みます。
やらなかったら何が起きるか、なにか困ったことが起きるのか。
やったほうがよいが、やらなくても特に困らないという自己満足的なタスクであることも多々あります。
その際は、そのタスクをやることによる効果の大きさを考え、効果が大きいのであればやる、効果がないのであればやらないのがよいでしょう。
ということもあります。
まとめ
ToDoリストをシンプル化する3つのコツを紹介しました。
- タスクでないものを仕分ける
- 時間軸で絞り込む
- 必要性と効果で絞り込む
基本は、頭の中に入っているやるべきこと、やりたいことが全てそのToDoリストに入っていること。
頭の中に残っているものがあるなら、紙やアプリに書き出してToDoリストに入れましょう。
ToDoリストをシンプル化したら、メンテナンスも行っていきます。
やると決めたことはちょっとでも進め、できなかったことはリスケジュールする。
スモールステップでよいので前に進めていきましょう。
やりたいこと、やるべきことにあふれていないでしょうか？どちらも大事ですが、時間やエネルギーなど自分の持っているリソースは有限。頑張ればなんとか・・なりません。根本的な解決のためには、やりたいこと、やるべきことを絞り込む、「選択と集中の習慣」が必要です。本書の一番の原則は、人生や仕事の質を高めるためにできことには、本質的には４つの方法しかないということ。
(1)重要なことを増やす、(2)重要でないことを減らす、(3)新しいことを始める、(4)あることを完全にやめる。
あなたの「成果の８０％を生み出す上位２０％の仕事」とはなんでしょうか？
商談、プレゼン、会議。仕事において、重要な場面だけ本気で頑張ればいいと、日頃の仕事を疎かにしていないでしょうか。
本書では、エッセンシャル思考の人は重要なことをやり遂げるために、日頃の正しい習慣、ルーティンを形成するとしています。
つまり練習の時も本番と同様に行動し、本番もいつも通りの行動で、自然に達成するということです。
「エッセンシャル思考」の第2弾。成功するためには不断の努力が必要だ――そう信じて、私たちは今まで頑張ってきた。
最高の成果を上げるために必死で働き、脳と体を酷使する。疲れていなければ頑張りが足りないのだと思って、いつも限界まで自分を追い込む。
ところが、努力の結果は、思うようには返ってこない。頑張れば頑張るほど、前に進むのが難しくなる。2倍働いているのに、気づけば半分しか進んでいない。
本当は、何もかもがそんなに大変である必要はない。頑張ってもうまくいかないなら、別の道を探したほうがいいのである。
